понедельник, 27 августа 2012 г.

Определение качества ИСР

Обзор

Качество - это уровень того, насколько характеристики продукта удовлетворяют требования. Это включает понимание соответствия требованиям и пригодность к использованию, способность удовлетворять предназначение, для которого продукт был предназначен.

Принцип качества ИСР 1

Качественной ИСР является ИСР, сконструированная таким образом, чтобы удовлетворять всем требованиям по ее использованию в проекте.

Основные характеристики

Эти характеристики должны присутствовать во всех ИСР, так как эти характеристики позволяются ИСР удовлетворить надобности проекта, которые присутствуют в каждом проекте.

Основные характеристики:

  • Определяет содержание проекта
  • Проясняет работы и описывает содержание работ для всех заинтересованных сторон.
  • Содержит 100% работ, определенных содержанием проекта
  • Включает внутренние, внешние и промежуточные результаты в терминах работ, которые необходимо выполнить, включая управление проектом
  • Спроектирована так, что каждый уровень декомпозиции содержит 100% работ для родительского уровня
  • Содержит рабочие пакеты, которые ясно идентифицируют задачи, которые должны быть выполнены для того, чтобы доставить рабочий пакет
  • Предоставляют графическое, текстовое или табличное разбиение содержания проекта
  • Содержит элементы, которые описаны с использованием существительных и прилагательных, но не глаголов
  • Располагают все основные и неосновные результаты в иерархическую структуру
  • Используют схему кодирования, которая определяет иерархическую структуру, когда выполняется просмотр в любом формате, таком как диаграмма или схема
  • Имеет как минимум два уровня с, как минимум, одним уровнем декомпозиции
  • Создана теми, кто будет выполнять работу
  • Построена с использованием технических входов от экспертов в соответственных областях, а также от других заинтересованных сторон проекта, таких как финансовые и бизнес менеджеры
  • Итерационно разработана с нарастающей детализацией содержания работ до момента, когда содержание будет зафиксировано
  • Обновляется в соответствии с управлением изменениями проектом, таким образом позволяет постоянные улучшения после того, как содержание было зафиксировано.

Подпринцип 2 качества ИСР - характеристики, которые зависят от использования

Эти характеристики важны, когда ИСР используется для целей, уникальных для определенного проекта, отрасли или окружения, или используется особенным способом для определенных проектов.

Чем больше требований проекта удовлетворяется ИСР, тем выше качество. Высококачественная ИСР создана так, что может быть использована для всех нужд проекта, даже если такой проект не получает преимущества от всех присутствующих характеристик.

  • Достигает достаточного уровня декомпозиции. ИСР разбита до уровня детализации, который достаточен для управления работами. Подходящий уровень детализации, необходимый для эффективного менеджмента может отличаться от проекта к проекту и от организации к организации.
    • Глубина ИСР зависит от размера и сложности проекта и от уровня детализации, необходимой для планирования и управления
    • Все результаты ограничены в размере и определении для эффективного контроля. Но они не должны быть очень маленькими, так что затраты на контроль будут большими, и не такими большими, что становятся неуправляемыми или связанные с ними риски не могут быть определены.
  • Предоставляет достаточный уровень для того, чтобы обмениваться информацией по всем работам. ИСР облегчает концептуализацию и определение продукта, услуги или результата. Для этого детальную информацию о том, как ИСР элемент будет использован, помещают в словарь ИСР.
  • Соответствует требованиям по отслеживанию. В некоторых организациях существуют очень высокие требования к отслеживанию производительности на уровне рабочих пакетов, в других организациях отслеживают только на общем уровне ИСР.
    • ИСР имеет суммарные логические точки, которые помогают отслеживание оценки степени выполнения работ, выделение ресурсов, затрат, а также продвижения по графику.
    • Подходящие управленческие контрольные точки определяются в ИСР, которые могут быть использованы для облегчения коммуникаций и для контроля содержания, качества и технической полноценности.
  • Подходящий для контролирующих действий. Уравновешивает потребности контроля с эффективным уровнем детализации проекта. Предоставляет хороший баланс между сложностью, риском, и требованиями руководителя проекта к контролю
  • Может содержать специфичные виды элементов ИСР в зависимости от потребностей проекта:
    • Элементы для интеграции, закупок, управление цепочками поставок, информационные/коммуникационные, административные, документации, тренингов и разработки программного обеспечения;
    • Могут содержать элементы, которые представляют результаты субподрядчика или по внешним обязательствам, которые должны напрямую соответствовать элементам из ИСР субподрядчика.
    • Элементы масштаба работ
    • Результаты этапов жизненного цикла разработки, таких как планирование, анализ, проектирование, разработка, тестирование, внедрение.
    • Результаты жизненного цикла продукта.
  • Делает возможным назначение подотчетности на необходимом уровне. Иногда это делается на детальном уровне, уровне рабочих пакетов, а иногда это делается на суммарном уровне.
    • Каждый элемент ИСР должен быть назначен ответственному лицу, подрядчику или организационному подразделению.
    • ИСР может служить как механизм для документирования подотчетности и ответственности через прямые связи между ИСР и иерархической структурой организации, которые определяются через Матрицу назначения ответственности.
    • Элементы ИСР четко определяют подотчетность до уровня, который необходим для эффективного управления и контроля проектом.
  • Имеет лаконичную, ясную и логически организованную структуру для удовлетворения требований управления и контроля
    • Уровень декомпозиции ИСР сопоставляет определение проекта с уровнем детализации, который необходим для эффективного управления и контроля.
    • Элементы ИСР соответствуют организационной структуре и структуре ответственности организации.

Принцип качестве ИСР 2

Характеристики качества ИСР применяются на всех уровнях определения содержания проекта.

Эти же требования к характеристикам качества применимы также для ИСР для программ и портфелей. Принципы построения те же самые, отличаться будут только широта и масштаб охвата.

Пример для производства велосипеда

Уровень 1

Уровень включает в себя всю работу по созданию велосипеда. Для уровня 1 - это всегда один продукт, сам велосипед.

Контрольный список по выявлению проблем

Ниже приведены примеры основных проблем проекта, которые являются результатом дефектов ИСР.

  • Часто пропускаемые вехи и просроченный график проекта
    • Включены ли все основные и неосновные передаваемые результаты? Если передаваемые результаты упущены в первоначальной ИСР, то график проекта будет просрочен, когда будут выявлены дополнительные
    • Определены ли передаваемые результаты достаточно точно для того, чтобы соответствующие рабочие пакеты были разработаны?
    • Облегчает ли ИСР использование техники управления выполненной стоимости?
  • Проект не вписывается в бюджет
    • Предоставляет ли ИСР логические суммирующие точки для контроля степени выполнения проекта, также как для измерения затрат и соответствия сроков выполнения проекта графику.
    • Облегчает ли ИСР использование техники управления выполненной стоимости?
  • Лица не могут использовать новый продукт или его возможность
    • Декомпозированы ли передаваемые результаты проекта на более мелкие, более специфицированные результаты.
    • Сфокусированы ли элементы ИСР на поставляемых результатах?
    • Присутствует ли соответствующая интеграция поставляемых результатов и работ по тестированию?
    • Определены ли обучающие материалы и материалы по внедрению?
  • Содержание проекта изменилось и является неуправляемым
    • Создана ли ИСР для проекта?
    • Декомпозирует ли ИСР содержание всего проекта в поставляемые результаты?
    • Предоставляет ли ИСР достаточный уровень гибкости для изменений?
    • Обновлена ли ИСР когда необходимые изменения утверждены в процессе управления изменениями?
    • Подлежит ли ИСР процессу управления изменениями?
  • Проект превратился в непрерывный проект без видимого конца
    • Разработан ли план поддержки для периода после внедрения, если необходимо?
    • Имеет ли проект определенную конечную точку?
    • Включает ли СИР фазу завершения или план?
    • Является ли предприятие действительно проектом, или это является операцией?
  • Члены команды проекта путаются в их персональных обязанностях
    • Определяет ли ИСР перекрывающиеся зоны ответственности за создание поставляемых результатов?
    • Является ли информация в ИСР на соответствующем уровне детализации? Являются ли форматы и структура понятными для тех, кто выполняет работу? Если так, согласованы ли предварительно ответственные за принятие решений и по вопросам коммуникаций?
    • Отражают ли элементы ИСР работы по определенным, осязаемым поставляемым результатам?
    • Привлечены ли все ключевые заинтересованные стороны, включая экспертов в предметных областях, к созданию и проверке ИСР?

четверг, 16 августа 2012 г.

Связь WBS с другими инструментами управления

Назначением ИСР, как инструмента управления проектом, является организация объема проекта. Несколько инструментов управления проектом используют ИСР как вход:

  1. Устав проекта

    ИСР использует устав проекта как начальную точку. Наивысший уровень в ИСР представляет собой общие результаты проекта, услуги или выходы, которые описаны в уставе проекта. Если команда проекта не может описать основные продукты проекта в ходе разработки ИСР, то тогда нужно обратиться к Уставу проекта, чтобы уточнить достаточность описания Устава.

  2. Описание содержания (объема) проекта

    Высокоуровневые элементы ИСР должны совпадать, слово в слово, с формулировками, которые использованы для выходов проекта в описании содержания. Если трудно выделить объекты в описании содержания и использовать их для высокоуровневых элементов ИСР, то тогда необходимо внимательно изучить описание содержания на предмет того, достаточно ли описание выходов и результатов проекта. Словарь ИСР также может быть использован для дальнейшей документации и уточнения каждого результата.

  3. ИСР программы и портфеля

    ИСР может быть использована для определения содержания проектов, программ, портфелей. ИСР проекта должна иллюстрировать четкое понимание взаимосвязей между высоко декомпозированными рабочими пакетами внутри описаний содержаний отдельных проектов и программ. Если делаются стратегические изменения, то последствия на проекты, ресурсы, бюджеты могут быть легко посчитаны.

  4. Иерархическая структура ресурсов

    Описывает организацию ресурсов проекта и может быть использована совместно с ИСР для определения распределения рабочих пакетов. Связь между рабочими пакетами и структурой ресурсов может быть использована для того, чтобы проверить, что все члены проектной команды получили соответственные рабочие пакеты, и что все рабочие пакеты имеют своих собственников.

  5. Иерархическая структура организации (ИСО)

    ИСО очень тесно связана с ИСР. Описывает организационную иерархию, позволяя устанавливать связь между рабочими пакетами и организационными единицами, которые должны их выполнять. ИСО удостоверяет, что каждый рабочий пакет имеет одного ответственного за исполнение.

  6. Словарь ИСР

    Ключевой документ, который сопровождает ИСР и включает критичную информацию для проекта. Словарь определяет, детализирует и уточняет различные элементы ИСР для обеспечения того, чтобы каждый компонент был правильно понимаем всеми заинтересованными сторонами. Разработка словаря часто раскрывает неточности или другие ошибки в ИСР, что приводит к пересмотру ИСР. Словарь содержит информацию о каждом элементе ИСР, включая детальное описание работы, результатов, активностей, вех, которые связаны с ним. Также может включать тип и количество ресурсов. Часто включает информацию для матрицы отслеживания между ИСР и другими документами контроля содержания проекта, такими как содержание проекта или требования проекта.

  7. Сетевая диаграмма график проекта

    Является последовательным размещением работ, определенных ИСР, неотъемлема при для раскрытия зависимостей проекта и рисков. Активности внутри ИСР рабочих пакетов располагаются так, чтобы показать последовательность и порядок. Разработка сетевой диаграммы часто обнаруживает ошибки в ИСР, такие как неполная декомпозиция, назначение чересчур много работы для элемента, назначение больше, чем одного человека ответственным за отдельный элемент ИСР.

  8. График проекта

    Различные элементы ИСР используются как стартовая точка для определения активностей, включенных в график проекта. Применяемые зависимости могут быть могут быть записаны в ИСР словаре, а активности, как описаны в ИСР словаре, потом включаются как детализованные элементы в график.

Инструменты разработки ИСР

Включают в себя схемы и организационные диаграммы, диаграммы причинно-следственных связей и техники мозгового штурма, стратегии разработки сверху вниз и снизу вверх.

Следует использовать шаблоны, корпоративные стандарты, которые могут ускорить разработку ИСР. Но необходимо удостовериться, что шаблон соответствует типу проекта и используется как руководство или основа для подгонки под конкретный проект.

Использование инструментов для разработки ИСР ведет к повторяемости и целостности получаемых ИСР, способствует распространению политик предприятия, упрощая процесс и продвигает повторное использование материала.

вторник, 14 августа 2012 г.

Важность ИСР

Плохо созданная ИСР может вылиться в задержку блоков проекта или плохих выходах проекта:

  • Неполное определение проекта ведет к постоянным продлениям проекта
  • Нечеткое назначение работ, цели, задачи, результаты
  • Увеличение объема или неуправляемый, часто изменяемый объем
  • Превышение бюджета
  • Пропущенные конечные сроки для результатов, которые должны быть выполнены по графику, или отставание по графику
  • Бесполезный новый продукт или свойство
  • Недополучение некоторых элементов объема проект

Интегрированность с процессом управления проектом

Инициация

  • Разработка предварительной формулировки объема проекта
    • Исторически элементы ИСР могут помочь в определении объема проекта и жизнеспособности проектов

Планирование

  • Планирование объема проекта
    • Этот процесс документирует как ИСР будет создана и определена
  • Определение объема
    • ИСР дальше определяет общий объем проекта
  • Определение активностей
    • ИСР является входом для этого процесса и ключевым компонентом плана проекта
  • Оценка затрат
    • ИСР является входом для этого процесса
  • Бюджетирование затрат
    • ИСР является входом для этого процесса
    • ИСР определяет результаты проекта, на которые будут распределены затраты
  • Планирование человеческих ресурсов
    • ИСР является входом для этого процесса и ключевым компонентом плана проекта
  • Определение рисков
    • ИСР определяет результаты, которые должны быть оценены на рисковые события
  • Планирование ответов на риски
    • ИСР может быть обновлена для того, чтобы включить работы и результаты по управлению проектом
  • Планирование закупок и приобретений
    • ИСР является входом для этого процесса

Исполнение

  • Распространение информации
    • ИСР предоставляет основу для разработки плана коммуникаций и тот уровень целостности, на котором информация может быть распространена.
    • ИСР помогает определить тот уровень детализации проекта, который подходит для коммуникаций для разных групп заинтересованных сторон

Мониторинг и контроль

  • Проверка объема проекта
    • ИСР облегчает процесс формальной приемки готовых результатов проекта
  • Контроль объема проекта
    • ИСР является входом для этого процесса
    • Важно уточнить ИСР, если объем проекта изменен. Тогда будущие изменения будут основываться на обновленной и согласованной базисной линии.
    • ИСР улучшает способность руководителя проекта оценивать влияние изменений объема проекта
  • Контроль затрат
    • Создание ИСР раскрывает ту лучшую точку в иерархии результатов, в которой необходимо проводить управление затратами

воскресенье, 12 августа 2012 г.

WBS. Основные понятия

  • Проект представляется более управляемым, если он будет разделен на несколько более мелких частей (WBS)
  • Такая структура позволяет разделить объем проекта на уникальные элементы работ, которые могут в соответствии с сетевой диаграммой быть выполнены последовательно или параллельно, или в специальном порядке.
  • WBS описывает результаты и объем проекта. Т.е. "ЧТО" должен сделать проект.

    WBS - ориентированная на результат иерархическая декомпозиция работ, которые должны быть выполнены проектной командой для достижения целей проекта и для получения требуемого результата. Организовывает и определяет итоговый объем проекта. Каждый последующий нижний уровень представляет с увеличивающейся детализацией работы проекта.

Создание ИСР (WBS). Концепция

Обзор

  1. Предоставляет заинтересованным сторонам возможность четко видеть конечные продукты и выходы проекта.
  2. Делит объем проекта на иерархические, управляемые, определенные пакеты работ, которые предоставляют возможность управлять ими на соответствующем и эффективном уровне.
  3. Предоставляют скелет для всех результатов проекта в течении жизненного цикла проекта.
  4. Разные уровни ИСР позволяют общаться заинтересованным сторонам на нужном уровне.

Верхние уровни ИСР обычно отражают главные области работ для результатов или главные фазы жизненного цикла проекта. Эти уровни также предоставляют логические суммарные точки для оценки производительности команды, а также персональной производительности, измерения уровня готовности, измерения затрат, уровня продвижения по графику с учетом как индивидуальных результатов, так и для всего проекта.

Разумно сначала определить уровни ИРС перед тем, как начать их разработку.

Нижние уровни используются для

  • Определения объема и построения графика
  • Оценки затрат
  • Выделения ресурсов
  • Определения рисков.

Результаты (Deliverables)

Результат (поставляемые результаты) - это уникальный или такой продукт, результат или возможность предоставлять услуги, который может быть проверен. Результат должен быть произведен для завершения процесса, фазы или проекта. В узком смысле слова используется для внешних результатов, которые должны быть утверждены спонсором или заказчиком.

ИСР дает такие преимущества:

  1. Лучшие коммуникации с спонсорами проекта, заинтересованными сторонами, членами команды;
  2. Более точна оценка задач, рисков, временных и временных затрат
  3. Уверенность в том, что 100% работ определено и включено
  4. Основу для процессов контроля проекта

Разработка

Хорошо разработанная ИСР предоставляет информацию на необходимом уровне детализации и в формате, доступном для тех, кто выполняет работу.

Некоторые функции для ИСР:

  1. Декомпозирует весь объем проекта на результаты проекта и определяет те работы, которые необходимы для эффективного управления.
  2. Четко и полно определяет объем проекта в терминах результатов, которые заинтересованные стороны могут понять.
  3. Поддерживает документирование отслеживаемость и ответственность за различные результаты путем проставления прямых связей между ИСР и Иерархической Структурой Организации (Organizational Breakdown Structure OBS), которые определяются через Матрицу ответственности (Responsibility Assignment Matrix - RAM)
  4. Предоставляет структуру для организации информации, которая относится к степени выполнения проекта, формирования периодических отчетов по статусу проекта и планируемой эффективности, за которые отвечает руководитель проекта
  5. Поддерживает отслеживания рисков, давая руководителю проекта возможность определять и исполнять ответы на риски, которые необходимы для достижения требуемых результатов.

Менеджмент

WBS поддерживает эффективное управление проектами благодаря:

  1. Компоновке результатов проекта в отдельные части для того, чтобы гарантировать, что план проекта соответствует утвержденному объему проекта, а также для того, чтобы удостовериться, что задачи проекта будут выполнены в целом
  2. Декомпозиции объема проекта на более простые компоненты, предоставляя один из главных способов управления сложными проектами
  3. Предоставлению ориентиров для отслеживания производительности
  4. Предоставлению основы для интеграционной и оценочной эффективности выполнения графика и затрат
  5. Поддержке планирования и распределения ответственности
  6. Помощи в определении требований по ресурсам, таким как технические навыки, опыт и знания
  7. Облегчению формирования отчетности и анализа хода выполнения проекта, получению данных по статусу проекта, включая выделение ресурсов, оценку затрат, эффективность

С точки зрения организации

Предоставляет основу для назначения работ соответствующим организационным подразделениям, подрядчикам или особам. После детализации работ также можно привязать графики и бюджеты.

Уровни ИСР

ИСР включает все работы, которые должны быть выполнены всеми участниками проекта. ИСР предоставляет четкий перечень задач и результатов, которые должны быть получены. Глубина ИСР зависит от размера и сложности проекта, уровня детализации, который необходим для планирования и управления им.

Правило 100%

Гласит, что ИСР включает в себя 100% работы, определенной по объему проекта и охватывает ВСЕ результаты: внутренние, внешние и промежуточные, в понятиях работ, которые должны быть выполнены, включая управление проектом. Это правило является одним из важнейших принципов, используемых для разработки, декомпозиции и оценки ИСР. Правило применяется ко всем уровням иерархии: сумма работ дочернего уровня должна быть равна работе, которая представлена на родительском уровне. ИСР не должна включать работы, которые являются все объема проекта, т.е. она не может включать больше, чем 100% работ.

Это правило также применимо к деятельности.