Действия по укреплению команды

Действия по укреплению команды могут варьироваться от пятиминутного пункта в повестке дня совещания по оценке текущего состояния до специальных тренингов с участием профессионалов с целью улучшения межличностных отношений среди членов команды. Цель выполнения действий по укреплению команды – помочь отдельным ее членам эффективно работать друг с другом. Стратегии укрепления команды особенно ценны, когда члены команды расположены далеко друг от друга и не имеют возможности личного общения. Неформальное общение и соответствующие мероприятия могут помочь укрепить чувство доверия и установить хорошие рабочие взаимоотношения.
Одним из наиболее важных навыков при развитии среды команды является умение рассматривать проблемы команды проекта и обсуждать их как командные проблемы. Необходимо стимулировать всю команду для совместного разрешения данных проблем. Для формирования эффективных команд проектов менеджеры проектов должны заручиться поддержкой высшего руководства и приверженностью членов команд, назначать соответствующие поощрения и вознаграждения, формировать своеобразие команды, эффективно улаживать конфликты, укреплять доверие и создавать условия для открытого общения между членами команды и, кроме того, осуществлять адекватное руководство командой.
Укрепление команды, как постоянный процесс, является критически важным для успеха проекта. Хотя укрепление команды особенно принципиально в начале проекта, данный процесс никогда не заканчивается. Изменения в окружающей среде проекта неизбежны, и для эффективного управления ими должны прилагаться постоянные или периодические усилия по укреплению команды. Менеджер проекта должен постоянно контролировать действия членов команды и их производительность, чтобы определять, требуются ли какие-либо действия для предотвращения или устранения различных проблем команды.
Одна из теорий утверждает, что существует пять стадий развития, через которые могут проходить команды. Обычно эти стадии наступают по порядку. Однако нередко команда может «застрять» на определенной стадии или вернуться на более раннюю. Кроме того, в проектах, члены команд которых работали раньше вместе, определенные стадии могут быть пропущены.

• Формирование. На данной стадии команда собирается вместе и узнает о проекте и о своих формальных ролях и ответственности в нем. Члены команды на данной фазе, как правило, независимы друг от друга и не особенно открыты. Для получения подробной информации см. Tuckman ladder of team development.
• Шторм. В течение данной стадии команда начинает изучать работы по проекту, технические решения и подход к управлению проектом. Если члены команды не настроены на сотрудничество и не открыты различным идеям и перспективам, обстановка может стать деструктивной.
• Урегулирование. На стадии урегулирования члены команды начинают работать вместе и подстраивают свои рабочие привычки и модели поведения так, чтобы содействовать командной работе. Члены команды начинают доверять друг другу.
• Результативность. Команды, достигшие стадии результативности, функционируют как хорошо организованное подразделение. Они независимы и спокойно и эффективно решают проблемы.
• Завершение. На этой стадии команда завершает работу и переходит к следующему проекту.

Длительность каждой конкретной стадии зависит от динамики, численного состава и руководства команды. Менеджеры проектов должны хорошо представлять себе динамику развития команды, чтобы способствовать эффективному прохождению членами команды всех стадий.

Заключенные закупочные контракты

Закупочный контракт заключается с каждым выбранным продавцом. Контракт может иметь форму простого заказа на покупку или являться сложным документом. Независимо от сложности документа, контракт является взаимным соглашением, обязывающим продавца предоставить покупателю указанные продукты, услуги или результаты, а покупателя – предоставить продавцу определенное денежное или иное встречное удовлетворение. Контракт фиксирует юридические отношения, все споры по которым могут быть урегулированы в судебном порядке. Основные элементы договорного документа могут различаться, но в частности могут включать в себя следующее:

• задание (описание работ) или ожидаемые результаты;
• базовое расписание;
• отчеты об исполнении;
• период исполнения;
• роли и ответственности;
• место исполнения контракта продавцом;
• цены;
• порядок оплаты;
• место поставки;
• критерии проверки и приемки;
• гарантийные обязательства;
• поддержку продукта;
• ограничение ответственности;
• вознаграждения и удержания;
• штрафные санкции;
• способы поощрения;
• страховые гарантии и гарантии выполнения контракта;
• одобрение выбора субподрядчиков;
• управление запросами на изменение; и
• механизмы прекращения действия контракта и альтернативного разрешения споров (АРКС, ADR).

Метод АРКС может быть определен заранее в рамках оформления закупки.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Выбранные продавцы

Выбранные продавцы – это те продавцы, которые были признаны конкурентоспособными по результатам оценки предложения или заявки и с которыми были проведены переговоры по поводу проекта контракта, который станет фактическим контрактом после его заключения. Окончательное одобрение всех сложных закупок, связанных с высокими рисками и стоимостью, как правило, требует их предварительного одобрения высшим руководством организации.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Переговоры по закупкам

В ходе переговоров уточняется структура, требования и прочие условия покупок с целью достижения соглашения, устраивающего обе стороны до подписания контракта. Окончательный текст контракта отражает все достигнутые соглашения. В тексте контракта оговариваются ответственность, полномочия на внесение изменений, юридические аспекты и регулирующие законы, технические и управленческие подходы, права собственности, финансирование контакта, технические решения, общее расписание, платежи и цена. В результате переговоров вырабатывается договорной документ, который может исполняться и покупателем, и продавцом.

Переговоры по контрактам в отношении сложных закупаемых товаров могут являться самостоятельным процессом с собственными входами (например, проблемы или открытый список товаров) и выходами (например, документ о принятых решениях). При поставке простых товаров условия поставки в контракте могут быть фиксированными и не подлежащими дальнейшим обсуждениям. Такие условия могут приниматься только продавцом.

Не обязательно, чтобы переговоры по контракту возглавлял менеджер проекта. Менеджер проекта и другие члены команды управления проектом могут присутствовать во время переговоров для предоставления помощи, а также, при необходимости, для уточнения требований проекта к техническим, управленческим аспектам и вопросам качества.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Поиск в интернете

Интернет оказывает значительное влияние на большинство закупок проекта и на покупки в рамках цепочки поставок в организациях. Хотя многие сырьевые продукты, детали или стандартные товары можно быстро найти и получить по фиксированной цене через Интернет, мероприятия по закупке, характеризующиеся высокими рисками и сложностью и требующие тщательного мониторинга, не следует проводить подобным образом.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Объявления

Перечень потенциальных продавцов может быть значительно расширен путем размещения объявлений в средствах массовой информации, например газетах или специализированных отраслевых изданиях. На некоторые предметы закупки распространяются специальные требования действующего законодательства, предусматривающие размещение объявлений в средствах массовой информации в качестве обязательной меры. Публикации объявлений в общедоступных средствах массовой информации является обязательным условием для предстоящих контрактов, заключаемых государственными организациями.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Независимые оценки

В отношении многих приобретаемых товаров организация-закупщик может по выбору либо подготовить свою собственную оценку, которая будет служить в качестве эталона для оценки

предложенных ответов, либо обратиться за оценкой стоимости к стороннему профессиональному оценщику. Значительные различия в оценках стоимости могут указывать на то, что описания работ по закупке являются неполными, неоднозначными, а также/или что предполагаемые продавцы либо не понимают, либо не смогли в полной мере ответить на описание работ по закупке.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Методы оценки предложений

При осуществлении сложных закупок, в которых выбор поставщика основывается на ответах продавцов на предварительно определенные взвешенные критерии, формальный процесс проведения оценок определяется правилами проведения закупок, принятыми покупателем. Оценочный комитет делает свой выбор, который затем должно одобрить руководство до заключения контракта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Конференция потенциальных продавцов

Конференции потенциальных продавцов (иногда называемые «конференциями подрядчиков», «конференциями вендоров» или «предтендерными конференциями») представляют собой встречи со всеми потенциальными продавцами, предшествующие подготовке и предоставлению заявок или предложений с их стороны. Целью таких конференций является обеспечение ясного единообразного понимания предъявляемых требований к предстоящим закупкам (например, технические требования и условия контрактов) и недопущение привилегированного положения кого-либо из поставщиков. Ответы на вопросы могут быть внесены в закупочную документацию в качестве поправок. Для соблюдения принципа честности покупатель должен обязательно обеспечить условия, при которых все потенциальные продавцы могут выслушать все вопросы каждого отдельного потенциального продавца и все ответы покупателей.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Предложения продавцов

Предложения продавцов, подготовленные в ответ на пакет закупочной документации, составляют основу информации, которая используется оценочным органом выбора одного или нескольких наиболее успешных потенциальных продавцов.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Список квалифицированных продавцов

Список продавцов, квалификация и прошлый опыт которых были заранее проверены с целью обеспечения того, чтобы закупки осуществлялись только у тех продавцов, которые способны выполнить соответствующие контракты.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Осуществление закупок (Conduct Procurements)

Осуществление закупок представляет собой процесс получения ответов от продавцов, выбора подходящего продавца и заключения контракта. В ходе данного процесса команда получает заявки или предложения и применяет заранее определенные критерии для выбора одного или нескольких продавцов, достаточно квалифицированных для выполнения работы и приемлемых в качестве продавцов.

В отношении большинства закупаемых товаров весь процесс запроса предложений от продавцов и оценки данных предложений может повторяться. На основе предварительного предложения может быть составлен краткий список подходящих продавцов. Затем может быть проведена более детальная оценка на основе документа с более конкретными и полными требованиями, запрошенного у продавцов из краткого списка. Кроме того, описанные здесь инструменты и методы могут использоваться для выбора продавцов как по отдельности, так и группами. Например, система взвешивания может использоваться для:

• выбора одного продавца, который получит предложение подписать типовой контракт; и
• определения последовательности проведения переговоров с помощью ранжирования всех

предложений в соответствии с взвешенными оценками, присвоенными каждому из них.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Навыки управления

Управление – это действия по руководству и контролю группы людей с целью координации и гармонизации группы на пути к достижению цели, находящейся за пределами индивидуальных возможностей. Навыки управления, которыми пользуется менеджер проекта, включают в себя, среди прочего:

• навыки проведения презентаций;
• навыки ведения переговоров;
• навыки письма; и
• навыки публичных выступлений.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Журнал изменений

Журнал изменений используется для документирования изменений, происходящих во время проекта. О данных изменениях и их влиянии на проект в том, что касается сроков, стоимости и рисков, необходимо сообщать соответствующим заинтересованным сторонам проекта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Инструменты распространения информации

Проектная информация может распространяться с помощью разнообразных инструментов, включая:

• распространение печатной документации, регистрационные картотеки, пресс-релизы и электронные базы данных с общим доступом;
• электронные средства общения и проведения конференций (например, электронная почта, факс,
• голосовая почта, телефон, видео- и Интернет-конференции, веб-сайты и Интернет-публикации); и
• электронные инструменты управления проектами (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектами и составления расписаний, программное обеспечение для поддержки собраний и виртуальных офисов, порталы и инструменты управления совместной работой).

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Методы коммуникаций

Индивидуальные и групповые собрания, видео- и аудиоконференции, чаты и прочие методы удаленного общения, используемые для распространения информации.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Распространение информации (Distribute Information)

Распространение информации – это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Он осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации. Эффективное распространение информации включает в себя ряд методов, в том числе:

• модели «отправитель-получатель». Петли обратной связи и барьеры коммуникаций.
• выбор средств связи. Принимаемые решения о том, когда лучше общаться устно, а когда письменно, когда лучше написать неформальную записку, а когда формальный отчет, а также когда лучше поговорить лично, а когда написать электронное письмо.
• стиль письма. Применение действительного или страдательного залога, структура предложения, подбор слов.
• методы ведения собраний. Подготовка повестки дня и разрешение конфликтов.
• методы представления. Язык тела и разработка наглядных материалов.
• методы организации групповой работы. Достижение консенсуса и преодоление препятствий.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Журнал регистрации проблем

При управлении командой проекта возникают проблемы. В журнале регистрации проблем в письменной форме указываются конкретные лица, в обязанности которых входит решение конкретных проблем к определенному сроку. При решении проблем устраняются препятствия, которые могут мешать команде в достижении ее целей.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Управление командой проекта (Manage Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта