Системы отчетности

Система отчетности предоставляет менеджеру проекта стандартный инструмент для сбора, хранения и распространения среди заинтересованных сторон проекта информации о стоимости, продвижении и исполнении проекта. Пакеты программного обеспечения позволяют менеджеру проекта объединять отчеты из нескольких систем и облегчают распространение отчетов среди заинтересованных сторон проекта. Примерами форматов распространения могут быть: отчеты в форме таблиц, анализ с помощью электронных таблиц и презентации. Для визуального представления информации об исполнении проекта могут использоваться графические пакеты.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Подготовка отчетов об исполнении (Report Performance)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов мониторинга и контроля проекта

Методы прогнозирования

Прогнозирование – это процесс предсказания будущего исполнения проекта на основе его фактического текущего исполнения. Методы прогнозирования могут быть разделены на несколько различных категорий:

• Методы временных рядов. Методы временных рядов используют исторические данные в качестве основы для оценки будущих результатов. Примерами методов из данной категории могут быть: освоенный объем, скользящее среднее, экстраполяция, линейное предсказание, оценка тренда и кривая роста.
• Причинно-следственные/эконометрические методы. Некоторые методы прогнозирования используют допущение, что возможно определить лежащие в основе факторы, которые могут влиять на прогнозируемую переменную. Например, объемы продаж зонтов могут быть связаны с погодными условиями. Если понятны причины, можно оценить влияние на переменные, которые затем можно использовать в прогнозах. Примерами методов из данной категории могут быть: регрессивный анализ с использованием линейной или нелинейной регрессии, авторегрессивное скользящее среднее и эконометрика.
• Субъективные методы. Субъективные методы прогнозирования включают в себя интуитивные суждения, мнения и вероятностные оценки. Примерами методов из данной категории являются составные прогнозы, опросы, метод Дельфи, разработка сценариев, прогнозирование технологий и прогнозирование по аналогиям.
• Другие методы. Другие методы могут включать в себя моделирование, вероятностное прогнозирование и прогнозирование по множеству.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Подготовка отчетов об исполнении (Report Performance)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов мониторинга и контроля проекта

Подготовка отчетов об исполнении (Report Performance)

Подготовка отчетов об исполнении представляет собой процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о состоянии, результаты измерения исполнения и прогнозы. Процесс подготовки отчетов об исполнении включает периодический сбор фактических данных и их сопоставление с базовым планом для оценки продвижения проекта и его исполнения, передачи данной информации, а также прогнозирования результатов проекта.

Отчеты об исполнении должны предоставлять информацию на соответствующем для каждой аудитории уровне. Их формат может варьироваться от простого отчета о текущем состоянии до более детально проработанных отчетов. В простом отчете о текущем состоянии может содержаться такая информация об исполнении, как процент выполнения или данные о текущем состоянии по каждой области (т.е. по содержанию, срокам, стоимости и качеству). Более детально проработанные отчеты могут включать в себя:

• анализ исполнения в прошлом;
• текущее состояние рисков и проблем;
• работу, выполненную за период;
• работу, которая должна быть выполнена на следующем этапе;
• сводную информацию по одобренным за период изменениям; и
• другую значимую информацию, которая подлежит рассмотрению и обсуждению.

Законченный отчет также должен включать прогнозируемое завершение проекта (включая сроки и стоимость). Данные отчеты могут подготавливаться периодически или только в некоторых случаях.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Подготовка отчетов об исполнении (Report Performance)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов мониторинга и контроля проекта

Навыки управления

Управление – это действия по руководству и контролю группы людей с целью координации и гармонизации группы на пути к достижению цели, находящейся за пределами индивидуальных возможностей. Навыки управления, которыми пользуется менеджер проекта, включают в себя, среди прочего:

• навыки проведения презентаций;
• навыки ведения переговоров;
• навыки письма; и
• навыки публичных выступлений.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Журнал изменений

Журнал изменений используется для документирования изменений, происходящих во время проекта. О данных изменениях и их влиянии на проект в том, что касается сроков, стоимости и рисков, необходимо сообщать соответствующим заинтересованным сторонам проекта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Инструменты распространения информации

Проектная информация может распространяться с помощью разнообразных инструментов, включая:

• распространение печатной документации, регистрационные картотеки, пресс-релизы и электронные базы данных с общим доступом;
• электронные средства общения и проведения конференций (например, электронная почта, факс,
• голосовая почта, телефон, видео- и Интернет-конференции, веб-сайты и Интернет-публикации); и
• электронные инструменты управления проектами (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектами и составления расписаний, программное обеспечение для поддержки собраний и виртуальных офисов, порталы и инструменты управления совместной работой).

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Методы коммуникаций

Индивидуальные и групповые собрания, видео- и аудиоконференции, чаты и прочие методы удаленного общения, используемые для распространения информации.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Распространение информации (Distribute Information)

Распространение информации – это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Он осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации. Эффективное распространение информации включает в себя ряд методов, в том числе:

• модели «отправитель-получатель». Петли обратной связи и барьеры коммуникаций.
• выбор средств связи. Принимаемые решения о том, когда лучше общаться устно, а когда письменно, когда лучше написать неформальную записку, а когда формальный отчет, а также когда лучше поговорить лично, а когда написать электронное письмо.
• стиль письма. Применение действительного или страдательного залога, структура предложения, подбор слов.
• методы ведения собраний. Подготовка повестки дня и разрешение конфликтов.
• методы представления. Язык тела и разработка наглядных материалов.
• методы организации групповой работы. Достижение консенсуса и преодоление препятствий.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Распространение информации (Distribute Information)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном счете, использования информации проекта. Менеджеры проектов тратят большую часть своего времени на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта, независимо от того, являются ли они внутренними (на всех уровнях организации) или внешними по отношению к организации. Эффективные коммуникации являются мостом, связывающим различные заинтересованные стороны, вовлеченные в проект, объединяя разнообразные культурные и организационные особенности, различные уровни опыта, а также различные взгляды и интересы в отношении выполнения или результата проекта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процессов области знаний "Управление коммуникациями проекта"