Технологии коммуникаций

 http://tytenko.com/?p=1025

Методы  передачи  информации  среди  заинтересованных  сторон  проекта  могут  значительно

различаться.  Например,  команда  проекта  может  использовать  самые  разные  методы  коммуникаций, от  кратких  обсуждений  до  полноценных  совещаний,  от  простых  письменных  документов  до  материалов (например,  расписаний  и  баз  данных),  доступных  через  Интернет.

Факторы,  которые  могут  оказывать  влияние  на  проект,  включают  в  себя:

• срочность  получения  информации.   Зависит  ли  успех  проекта  от  наличия  часто  обновляемой информации,  которая  доступна  немедленно,  или  достаточно  регулярного  составления  письменных отчетов?
• доступность  технологии.  Действительно  ли  необходимые  системы  уже  установлены  и действуют,  или  нужно  включить  их  в  список  потребностей  проекта?  Например,  есть  ли  у предполагаемой  (ых)  заинтересованной  стороны  (заинтересованных  сторон)  проекта  доступ  к выбранной  технологии  коммуникаций?
• ожидаемое  обеспечение  проекта  персоналом.   Соответствуют  ли  предлагаемые  системы коммуникаций  опыту  и  навыкам  заинтересованных  сторон  проекта,  или  необходимо  организовать длительное  обучение  и  подготовку?
• длительность  проекта.  Возможно  ли,  что  еще  до  окончания  проекта  имеющиеся  средства коммуникации  изменятся?
• окружающая  среда  проекта.  Команда  проекта  проводит  встречи  и  обменивается  информацией в  живом  общении  или  виртуально?

На эту тему:

Диаграмма процесса "Планирование коммуникаций"

Анализ требований к коммуникациям

http://tytenko.com/?p=1020

Диаграмма процесса "Планирование коммуникаций"

При  анализе  требований  к  коммуникациям  определяются  потребности  заинтересованных  сторон проекта  в  информации.  Данные  требования  определяются  путем  объединения  типа  и  формата необходимой  информации  с  анализом  ценности  этой  информации.  Ресурсы  проекта  расходуются  на передачу  только  той  информации,  которая  способствует  успеху  проекта,  или  только  в  том  случае,  когда недостаток  информации  может  привести  к неудаче.

Менеджер  проекта  должен  также  учитывать  количество  потенциальных  каналов  или  путей

коммуникации  в  качестве  показателя  сложности  коммуникаций  проекта.  Общее  количество

потенциальных  каналов  коммуникаций  равно  n(n-1)/2,  где  n  –  количество  заинтересованных  сторон проекта.  Таким  образом,  в  проекте  с  10  заинтересованными  сторонами  имеется  10(10-1)/2  =  45 потенциальных  каналов  коммуникаций.  Следовательно,  ключевым  элементом  планирования  фактических коммуникаций  проекта  является  определение  и  ограничение  того,  кто  и  с  кем  будет  общаться,  а  также того,  кто  и  какую  информацию  будет  получать.

Обычно  для  определения  требований  к  коммуникациям  проекта  необходима  следующая

информация:

• организационные  диаграммы;
• связи  между  организацией  проекта  и  распределением  ответственности  между  заинтересованными сторонами  проекта;
• области  знаний,  подразделения  и  специальности,  вовлеченные  в  проект;
• количество  людей,  задействованных  в  проекте,  с  учетом  места  их  размещения;
• внутренние  потребности  в  информации  (например,  обмен  информацией  в  рамках  организации);
• внешние  потребности  в  информации  (например,  общение  со  СМИ,  общественностью  или подрядчиками);
• информация  о  заинтересованных  сторонах  проекта  из  Реестра  заинтересованных  сторон  проекта и  стратегии  управления  заинтересованными  сторонами  проекта.

http://tytenko.com/?p=1020

Планирование коммуникаций

Диаграмма планирование коммуникаций

Планирование  коммуникаций  представляет  собой  процесс  выявления  потребностей  заинтересованных  сторон проекта  в  информации  и  определения  подхода  к  коммуникациям.  В  процессе  планирования коммуникаций  определяются  информация  и  взаимодействия,  необходимые  заинтересованным  сторонам  проекта, например: 

• каким  лицам  какая  информация  нужна, 
• когда  она  им  понадобится, 
• кто  и  каким  образом  должен  им эту  информацию  предоставить. 

Хотя  потребность  в  передаче  проектной  информации  существует  во  всех  проектах,

потребности  в  информации  и  способы  ее  распространения  могут  значительно  различаться.  Важным  фактором достижения  успеха  проекта  является  выявление  информационных  потребностей  заинтересованных  сторон  проекта и  определение  подходящих  средств  удовлетворения  этих  потребностей.

Неправильное  планирование  коммуникаций  может  привести  к  таким  проблемам,  как 

• задержки  в доставке  сообщений, 
• передача  конфиденциальной  информации  не  тем  лицам, 
• недостаточная  коммуникация с  некоторыми  из  важных  заинтересованных  сторон  проекта. 

План  коммуникаций  позволяет  менеджеру проекта  задокументировать  подход,  обеспечивающий  наиболее  эффективное  и  рациональное  общение  с заинтересованными  сторонами  проекта.  Эффективное  общение  означает,  что 

• информация  предоставляется в  правильном  формате, 

• в  соответствующее  время  и 

• оказывает  требуемое  влияние. 

Рациональное  общение

означает  предоставление  только  той  информации,  которая  действительно  необходима.  В  большинстве  проектов планирование  коммуникаций  осуществляется  на  самых  ранних  стадиях  проекта,  например,  во  время  разработки плана  управления  проектом.  Это  позволяет  выделить  на  действия  по  коммуникациям  соответствующие  ресурсы, такие  как  время  и  бюджет.  Результаты  данного  процесса  планирования  должны  периодически  проверяться  на протяжении  проекта  и,  при  необходимости,  изменяться  для  обеспечения  их  актуальности.

http://tytenko.com/?p=1015