среда, 25 июля 2012 г.

Переговоры

Переговоры – это стратегия обсуждения, где стороны, имеющие как общие, так и противоположные интересы, рассматривают компромиссы или достигают соглашения. Переговоры – это неотъемлемая часть управления проектом; при условии эффективных переговоров вероятность успеха проекта повышается.

Следующие навыки и линии поведения будут полезны при проведении переговоров:

  • Анализируйте ситуацию.
  • Проводите границу между желаниями и потребностями, как вашими, так и ваших партнеров.
  • Делайте акцент на интересах и проблемах, а не на должностях.
  • Просите много, а предлагайте мало, но будьте реалистом.
  • Идя на уступку, действуйте, как будто вы уступаете что-то ценное, не уступайте так просто.
  • Добейтесь того, чтобы обе стороны переговоров чувствовали себя в выигрыше. Это взаимовыгодные переговоры.
  • Не позволяйте оппоненту уйти с чувством, как будто вы получили над ним преимущество.
  • Внимательно слушайте и четко излагайте свои мысли.

Навыки межличностные отношений

Применение политик и осознание культурных различий

Организационная политика неизбежна в среде проекта, поскольку нормы, области деятельности и ожидания людей, вовлеченных в проект, различны. Умелое использование политики и власти поможет менеджеру проекта найти путь к успеху. Игнорирование или избегание политических вопросов проекта и неадекватное использование власти может привести к возникновению трудностей при управлении проектами.

Сегодня менеджеры проектов действуют на мировой арене, а многие проекты реализовываются в атмосфере культурных различий. Понимая и придавая значение культурным различиям, команда управления проектом сможет создать атмосферу взаимного доверия и взаимной выгоды. По своей природе культурные различия могут быть как индивидуальными, так и корпоративными, они могут характеризовать как внутренних, так и внешних участников проекта. Эффективный способ справиться с культурным многообразием – это понять участников команды и планировать коммуникации в рамках общего плана проекта.

Понятие культуры на поведенческом уровне включает линию поведения и ожидания, которые происходят независимо от географии, национального происхождения или наличия общего или различного языков. Культура может влиять на скорость работы, на процесс принятия решений и на побуждение действовать без соответствующего плана. Это может привести к конфликту и напряжению в некоторых организациях, что снижает эффективность работы менеджеров проектов и команд проектов.

Навыки межличностные отношений

Принятие решений

Существует четыре основных стиля принятия решений, используемых менеджерами проекта:

  • командный,
  • совещательный,
  • единодушный и
  • «бросания монеты» (случайное принятие решения).

Существует четыре фактора, влияющих на стиль принятия решения:

  • временное ограничение,
  • доверие,
  • качество и
  • одобрение.

Менеджеры проекта могут принимать решения индивидуально или вовлекать команду проекта в процесс принятия решения.

Менеджеры проекта и команды проекта иногда используют модель принятия решения или процесс, подобные шестиэтапной модели, предложенной ниже.

  1. определение проблемы —тщательное изучение, выяснение и определение проблемы.
  2. поиск решения проблемы—продолжение процесса поиска новых идей посредством мозгового штурма для поиска множества решений и сдерживания поспешных решений.
  3. переход от мыслей к действиям—определение критериев оценки, оценка за и против альтернатив, выбор лучшего решения.
  4. планирование действий по реализации решений —привлечение ключевых участников для получения одобрения с последующим достижением их приверженности в работе над реализацией решения.
  5. планирование анализа решений —анализ после внедрения, оценка и накопленные знания.
  6. оценка результатов и процесса принятия решения —оценка способа решения проблемы или метода достижения целей проекта (продолжение предыдущего этапа).

Влияние

Влияние – это стратегия делегирования полномочий и доверия навыкам межличностного общения для организации совместной работы участников команды для достижения общих целей. Используя следующие рекомендации, можно повлиять на членов команды:
  • Личный пример и приверженное ведение к цели.
  • Объяснение технологии принятия решения.
  • Использование гибкого стиля межличностного общения, изменение стиля в соответствии с аудиторией.
  • Разумное и осторожное использование власти. Учет длительного сотрудничества.

Навыки межличностные отношений

Коммуникации

Коммуникации – одна из наиглавнейших причин успеха или неудачи проекта. Эффективное общение в команде проекта, а также между менеджером проекта, участниками проекта и внешними участниками проекта играет важную роль. Открытость при обмене информацией – это ключ к командной работе и высокой эффективности. Общение улучшает отношения среди участников команды и создает атмосферу взаимного доверия.

Для эффективного обмена информацией менеджер должен понимать стили общения других участников, разбираться в вопросах культуры, отношений, личностей и в общем контексте ситуации. Понимание этих факторов приводит к достижению взаимопонимания и, следовательно, к эффективному обмену информацией.

Менеджеры проекта должны определять каналы коммуникации, понимать, какую информацию они должны предоставить, а какую информацию должны получить и какие навыки межличностного общения помогут им эффективно общаться с различными внешними участниками проекта. Проведение мер по укреплению команды для определения стилей общения с членами команды (например, руководящий, совместный, логический, исследующий и проч. стили) позволяет менеджерам планировать свое общение с должной чуткостью к отношениям и культурным различиям.

Умение выслушать собеседника – важная часть коммуникации. Активные и результативные техники слушания позволяют участнику общения разобраться в сути проблем, стратегиях ведения переговоров и управлении конфликтами, механизмах принятия решений и разрешения проблем.

Мотивация

Команды проектов состоят из людей с разным уровнем подготовки, с разными ожиданиями и личными целями. Полный успех проекта зависит от отдачи команды проекта, которая имеет прямое отношение к их уровню мотивации.

Мотивация в условиях проекта предполагает создание среды, соответствующей целям проекта и обеспечивающей максимальную удовлетворенность, имеющую отношение к главным ценностям участников. К этим ценностям относятся удовлетворение от работы, перспективность работы, чувство реализованности и роста, значительное материальное вознаграждение и другие поощрения и премии, которые участники считают необходимыми и важными.

Навыки межличностные отношений

Укрепление команды

Укрепление команды – это процесс оказания помощи группе лиц, связанных одной целью, в организации скоординированной работы друг с другом, лидером, внешними участниками проекта и организацией. Командная работа – это результат успешного лидерства и успешного укрепления команды. Меры по укреплению команды включают задачи (постановка целей, определение и обсуждение ролей и процедур) и процессы (межличностное поведение с акцентом на общении, урегулировании конфликтов, мотивации и лидерстве). Создание благоприятного климата в команде требует решения проблем, возникающих в команде проекта, и обсуждения их в качестве общих проблем без указания виновных. Меры по укреплению команды могут быть дополнены поддержкой со стороны высшего руководства, поощрением высокой отдачи членов команды, назначением соответствующих поощрений, премий и разработкой моральных стандартов, формированием индивидуального духа команды, эффективным улаживанием конфликтов, укреплением доверия и созданием условий для открытого общения между членами команды, а также руководством командой. Хотя укрепление команды особенно существенно в начале проекта, данный процесс никогда не заканчивается. Изменения в окружающей среде проекта неизбежны. Для эффективного управления этими изменениями должны прилагаться постоянные или возобновляемые усилия по укреплению команды. Результатом укрепления команды будет являться взаимное доверие, успешный обмен информацией, принятие правильных решений и эффективный контроль над проектом.

Навыки межличностные отношений

Лидерство

Лидерство подразумевает акцент на усилиях людей, работающих в группе, предпринимаемых для достижения общей цели, и на создании условий для формирования духа единой команды. В общих словах, лидерство – это способность выполнять поставленные задачи с помощью других лиц. Основными составляющими эффективного лидерства являются уважение и доверие, а не страх и подчинение. Хотя лидерство является важным моментом во всех фазах проекта, эффективное лидерство имеет огромное значение на начальном этапе проекта, когда особую важность приобретают передача участникам проекта общего видения проекта, мотивация и вдохновление их на достижение высокой эффективности работы. В ходе проекта лидеры команды проекта несут ответственность за формирование и реализацию концепции, стратегии и коммуникации; установление доверия и содействие укреплению команды; оказание влияния, наставничество и контроль, а также за оценку эффективности работы команды и проекта.  

Навыки межличностных отношений

вторник, 24 июля 2012 г.

Закрытые закупки

Покупатель, обычно через своего уполномоченного администратора закупок, направляет продавцу формальное письменное извещение о завершении контракта. Требования к формальному закрытию закупок обычно определяются в условиях и положениях контракта и включаются в план управления закупками.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Закрытие закупок" (Close Procurements)

Диаграмма процессов области знаний "Управление закупками проекта"

Диаграмма группы процессов завершения проекта

Урегулирование путем переговоров

Во всех закупочных взаимоотношениях окончательное справедливое урегулирование всех неразрешенных проблем, претензий и разногласий с помощью переговоров является основной целью. В тех случаях, когда урегулирование не может быть достигнуто путем прямых переговоров, могут использоваться некоторые способы и механизмы альтернативного разрешения конфликтных ситуаций (АРКС), в том числе посредничество или арбитражный суд. Наименее предпочтительным вариантом, применяемым только в том случае, если все прочие закончились неудачей, является разбирательство в суде.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Закрытие закупок" (Close Procurements)

Диаграмма процессов области знаний "Управление закупками проекта"

Диаграмма группы процессов завершения проекта

Аудиты закупок

Аудит закупок является структурированной проверкой процесса закупок, начиная с процесса планирования закупок и заканчивая управлением закупочной деятельностью.

Целью аудита закупок является определение успехов и неудач, что позволяет исполняющей организации использовать положительный опыт и избежать ошибок при подготовке или администрировании других закупочных контрактов проекта или других проектов.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Закрытие закупок" (Close Procurements)

Диаграмма процессов области знаний "Управление закупками проекта"

Диаграмма группы процессов завершения проекта

Закрытие закупок (Close Procurements)

Закрытие закупок представляет собой процесс завершения всех закупок проекта. Данный процесс является вспомогательным для процесса завершения проекта или фазы, поскольку включает в себя подтверждение того, что все работы и результаты оказались приемлемыми. Процесс закрытия закупок также включает в себя такие административные действия как полное урегулирование открытых претензий, обновление документов для отражения окончательных результатов и архивирование такой информации для будущего использования. При закрытии закупок рассматривается каждый контракт, имеющий отношение к проекту или фазе проекта. В проектах, состоящих из нескольких фаз, условия контракта могут применяться только к определенной фазе проекта. В таких случаях процесс закрытия закупок закрывает только те закупки, которые применимы к этой фазе проекта. Неразрешенные претензии могут передаваться для судебного рассмотрения после закрытия. Условия и положения контракта могут предписывать определенные процедуры закрытия контракта. Преждевременное прекращение действия контракта является особым случаем закрытия закупки, который может быть вызван взаимным согласием обеих сторон, невыполнением обязательств одной из сторон или в интересах покупателя, если таковое предусмотрено в контракте. Права и ответственности сторон в случае преждевременного прекращения действия контракта содержатся в условиях прекращения действия контракта. На основании данных условий и положений контракта покупатель может иметь право расторгнуть весь контракт или его часть по определенной причине или из соображений своего удобства в любое время. Однако в силу тех же условий и положений контракта покупателю, возможно, придется компенсировать продавцу затраты, понесенные в фазе подготовки, а также стоимость всех завершенных и принятых работ, связанных с прерванной частью контракта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Закрытие закупок" (Close Procurements)

Диаграмма процессов области знаний "Управление закупками проекта"

Диаграмма группы процессов завершения проекта

понедельник, 23 июля 2012 г.

Система управления документами

Система управления документами используется менеджером проекта для управления документацией и записями по контракту и закупкам. Система управления документами – это особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, которые являются частью информационной системы управления проектом. Система содержит архив (с возможностью доступа) контрактной документации и корреспонденции.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Администрирование претензий

Спорные изменения и потенциальные конструктивные изменения – это запрошенные изменения, в отношении которых покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о компенсации изменений, либо не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений. Данные спорные изменения имеют множество названий, в том числе «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего жизненного цикла контракта, обычно в соответствии с условиями контракта. Если стороны не могут сами договориться о разрешении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом альтернативные способы и механизмы разрешения разногласий. Урегулирование всех претензий и разногласий с помощью переговоров является предпочтительным методом.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Системы расчетов

Платежи продавцу, как правило, осуществляются через систему оплаты счетов, имеющуюся на предприятии покупателя, после подтверждения удовлетворительной работы уполномоченным лицом из команды проекта. Все платежи должны проводиться и документироваться в строгом соответствии с условиями контракта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Отчеты об исполнении (администрирование закупок)

Отчеты об исполнении предоставляют руководству информацию о том, насколько эффективно продавец выполняет показатели, предусмотренные контрактом.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

суббота, 21 июля 2012 г.

Проверки и аудиты

Проверки и аудиты проводятся по требованию покупателя, при этом продавец оказывает необходимое содействие на основании положений закупочного контракта. Они могут проводиться во время исполнения проекта для подтверждения соответствия рабочих процессов или результатов поставки продавца. Некоторые команды по инспектированию и аудиту могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся закупками, если это предусмотрено условиями контракта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

пятница, 20 июля 2012 г.

Проверки выполнения закупок

Проверка выполнения закупок представляет собой структурированную проверку того, насколько успешно выполняются продавцом все поставки, определенные содержанием проекта, насколько они соответствуют предусмотренным контрактом требованиям к качеству, стоимости и срокам. Данная проверка может включать в себя проверку подготовленной продавцом документации и осуществленных покупателем проверок, а также результаты аудитов качества, проведенных продавцом во время исполнения работ. Целью проверки выполнения работ является определение, насколько успешно или неуспешно происходит выполнение работ, каково продвижение выполнения работ по отношению к описанию работ по закупке и обнаружение несоответствий с положениями контракта, которые позволяют покупателю дать оценку, способен или не способен продавец выполнить данную работу. Такие проверки могут проводиться в рамках оценок текущего состояния проекта, которые затрагивают основных поставщиков.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Система управления изменениями контракта

Система управления изменениями контракта определяет процесс внесения изменений в закупку. В нее входят оформление документов, системы отслеживания, процедуры разрешения конфликтных ситуаций и уровни иерархии, на которых производится санкционирование изменений. Система управления изменениями контрактов объединяется с системой общего управления изменениями.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

среда, 18 июля 2012 г.

Управление закупочной деятельностью (Administer Procurements)

Управление закупочной деятельностью представляет собой процесс управления отношениями с продавцами, контроля исполнения контрактов и, при необходимости, внесения изменений и корректировок. И покупатель, и продавец при администрировании закупочного контракта преследуют одни и те же цели.

Каждая сторона должна обеспечить, что и она сама, и партнер выполняют свои обязанности, предусмотренные контрактом, и в том, что их законные права защищены. Процесс управления закупочной деятельностью обеспечивает выполнение продавцом требований по закупкам и покупателем своих обязательств по контракту. Юридическая природа договорных отношений требует от команды управления проектом четкого осознания юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе администрирования какой-либо закупки. В больших проектах, в которых имеет место сотрудничество с несколькими поставщиками, ключевым аспектом администрирования контрактов является управление взаимодействием между различными поставщиками.

Вследствие различий в организационных структурах многие организации относятся к администрированию контрактов как к административной функции, отдельной от организации проекта. Хотя администратор закупок может являться членом команды проекта, обычно его непосредственный начальник находится в другом подразделении. Этот случай имеет место, если исполняющая организация одновременно является и продавцом проекта внешнему заказчику.

Управление закупочной деятельностью включает в себя использование соответствующих процессов управления проектом, касающихся договорных отношений, и интеграцию выходов данных процессов в общее управление проектом. В проектах, в которых принимают участие несколько продавцов и предметами приобретения являются несколько продуктов, услуг и результатов, эта интеграция и координация часто оказывается многоуровневой. Процессы управления проектом, которые могут быть применимы в данном случае, включают в себя, среди прочего:

  • руководство и управление исполнением проекта для санкционирования работ продавца в соответствующее время;
  • отчеты об исполнении для мониторинга содержания, стоимости, сроков и технического исполнения контракта;
  • контроль качества для инспектирования и подтверждения адекватности продукта продавца;
  • осуществление общего управления изменениями для обеспечения надлежащего одобрения изменений и оповещения всех заинтересованных лиц об этих изменениях; и
  • мониторинг и управление рисками для обеспечения снижения рисков.

Управление закупочной деятельностью также содержит элемент финансового управления, который включает в себя мониторинг платежей продавцу. Это позволяет гарантировать, что условия платежей, определенные положениями контракта, выполняются надлежащим образом, а выплаты продавцу непосредственно связаны с выполнением последним своих обязательств по контракту. Одним из принципиальных вопросов при осуществлении платежей поставщикам является создание тесной связи между произведенными платежами и выполненной работой.

Процесс управления закупочной деятельностью предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил условия контракта, и, при необходимости, разработку корректирующих воздействий. Оценка деятельности продавца, выполняемая покупателем, предназначена, прежде всего, для подтверждения компетентности или некомпетентности продавца при выполнении подобной работы для данного проекта или других проектов в будущем. Подобные оценки также проводятся, когда необходимо подтвердить, что продавец не выполняет свои договорные обязательства, и когда покупатель рассматривает необходимость проведения корректирующих воздействий. Управление закупочной деятельностью включает в себя управление в случае преждевременного завершения работ по контракту (по определенной причине, в силу представившихся благоприятных возможностей или из-за невыполнения обязательств), предусмотренных статьей контракта о завершении работ.

В текст контракта в любое время вплоть до закрытия контракта могут быть внесены поправки по взаимному согласию сторон в соответствии с условиями управления изменениями, предусмотренными контрактом. Такие поправки не всегда могут быть в одинаковой степени выгодны и продавцу, и покупателю.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

четверг, 12 июля 2012 г.

Заключенные закупочные контракты

Закупочный контракт заключается с каждым выбранным продавцом. Контракт может иметь форму простого заказа на покупку или являться сложным документом. Независимо от сложности документа, контракт является взаимным соглашением, обязывающим продавца предоставить покупателю указанные продукты, услуги или результаты, а покупателя – предоставить продавцу определенное денежное или иное встречное удовлетворение. Контракт фиксирует юридические отношения, все споры по которым могут быть урегулированы в судебном порядке. Основные элементы договорного документа могут различаться, но в частности могут включать в себя следующее:

  • задание (описание работ) или ожидаемые результаты;
  • базовое расписание;
  • отчеты об исполнении;
  • период исполнения;
  • роли и ответственности;
  • место исполнения контракта продавцом;
  • цены;
  • порядок оплаты;
  • место поставки;
  • критерии проверки и приемки;
  • гарантийные обязательства;
  • поддержку продукта;
  • ограничение ответственности;
  • вознаграждения и удержания;
  • штрафные санкции;
  • способы поощрения;
  • страховые гарантии и гарантии выполнения контракта;
  • одобрение выбора субподрядчиков;
  • управление запросами на изменение; и
  • механизмы прекращения действия контракта и альтернативного разрешения споров (АРКС, ADR).

Метод АРКС может быть определен заранее в рамках оформления закупки.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Выбранные продавцы

Выбранные продавцы – это те продавцы, которые были признаны конкурентоспособными по результатам оценки предложения или заявки и с которыми были проведены переговоры по поводу проекта контракта, который станет фактическим контрактом после его заключения. Окончательное одобрение всех сложных закупок, связанных с высокими рисками и стоимостью, как правило, требует их предварительного одобрения высшим руководством организации.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

среда, 11 июля 2012 г.

Переговоры по закупкам

В ходе переговоров уточняется структура, требования и прочие условия покупок с целью достижения соглашения, устраивающего обе стороны до подписания контракта. Окончательный текст контракта отражает все достигнутые соглашения. В тексте контракта оговариваются ответственность, полномочия на внесение изменений, юридические аспекты и регулирующие законы, технические и управленческие подходы, права собственности, финансирование контакта, технические решения, общее расписание, платежи и цена. В результате переговоров вырабатывается договорной документ, который может исполняться и покупателем, и продавцом.

Переговоры по контрактам в отношении сложных закупаемых товаров могут являться самостоятельным процессом с собственными входами (например, проблемы или открытый список товаров) и выходами (например, документ о принятых решениях). При поставке простых товаров условия поставки в контракте могут быть фиксированными и не подлежащими дальнейшим обсуждениям. Такие условия могут приниматься только продавцом.

Не обязательно, чтобы переговоры по контракту возглавлял менеджер проекта. Менеджер проекта и другие члены команды управления проектом могут присутствовать во время переговоров для предоставления помощи, а также, при необходимости, для уточнения требований проекта к техническим, управленческим аспектам и вопросам качества.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Поиск в интернете

Интернет оказывает значительное влияние на большинство закупок проекта и на покупки в рамках цепочки поставок в организациях. Хотя многие сырьевые продукты, детали или стандартные товары можно быстро найти и получить по фиксированной цене через Интернет, мероприятия по закупке, характеризующиеся высокими рисками и сложностью и требующие тщательного мониторинга, не следует проводить подобным образом.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Объявления

Перечень потенциальных продавцов может быть значительно расширен путем размещения объявлений в средствах массовой информации, например газетах или специализированных отраслевых изданиях. На некоторые предметы закупки распространяются специальные требования действующего законодательства, предусматривающие размещение объявлений в средствах массовой информации в качестве обязательной меры. Публикации объявлений в общедоступных средствах массовой информации является обязательным условием для предстоящих контрактов, заключаемых государственными организациями.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление закупок" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта