Закупочная документация используется для получения предложений от потенциальных продавцов. Как правило, в тех случаях, когда решение о выборе продавца зависит от цены (например, при покупке серийно выпускаемого или стандартного продукта), используются такие термины как «заявка», «тендер» или «расценки». В случаях, когда приоритетными являются другие факторы (например, технические возможности или технологические решения), обычно используется термин «предложение».
Различные виды закупочных документов обычно называются «запрос информации», «приглашение к подаче заявок», «запрос предложения», «запрос расценок», «извещение о тендере», «приглашение к переговорам» и «первоначальный ответ продавца». Использование специальной закупочной терминологии может различаться в зависимости от отрасли и места проведения закупок.
Чтобы ясно и в полной мере понимать ответы каждого продавца и облегчить себе задачу по оценке заявок, покупатель должен четко структурировать закупочную документацию. Данная документация включает в себя описание предпочтительной формы предоставления предложений, соответствующее описание работ по закупкам, а также все необходимые условия контрактов. В случае заключения контрактов с государственными учреждениями содержание и структура некоторой или всей документации по закупкам может регламентироваться нормативными актами.
Сложность и уровень детализации закупочной документации должны быть адекватны стоимости запланированных закупок, а также степени возможных рисков. Закупочная документация должна быть достаточно точной, чтобы ответы были адекватными, и их можно было сравнивать, но при этом достаточно гибкой, чтобы у продавцов была возможность предложить более эффективные способы удовлетворения сформулированных требований.
Уведомление потенциальных продавцов с приглашением прислать предложения или принять участие в торгах осуществляется официально согласно установленным процедурам организации заказчика, что может предполагать публикацию запроса в газетах, торговых журналах, государственных реестрах или в Интернете.
Дополнительно по теме:
Диаграмма процесса "Планирование закупок" (Plan Procurements)
Диаграмма группы процессов планирования проекта
Комментариев нет:
Отправить комментарий