Управление закупочной деятельностью (Administer Procurements)

Управление закупочной деятельностью представляет собой процесс управления отношениями с продавцами, контроля исполнения контрактов и, при необходимости, внесения изменений и корректировок. И покупатель, и продавец при администрировании закупочного контракта преследуют одни и те же цели.

Каждая сторона должна обеспечить, что и она сама, и партнер выполняют свои обязанности, предусмотренные контрактом, и в том, что их законные права защищены. Процесс управления закупочной деятельностью обеспечивает выполнение продавцом требований по закупкам и покупателем своих обязательств по контракту. Юридическая природа договорных отношений требует от команды управления проектом четкого осознания юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе администрирования какой-либо закупки. В больших проектах, в которых имеет место сотрудничество с несколькими поставщиками, ключевым аспектом администрирования контрактов является управление взаимодействием между различными поставщиками.

Вследствие различий в организационных структурах многие организации относятся к администрированию контрактов как к административной функции, отдельной от организации проекта. Хотя администратор закупок может являться членом команды проекта, обычно его непосредственный начальник находится в другом подразделении. Этот случай имеет место, если исполняющая организация одновременно является и продавцом проекта внешнему заказчику.

Управление закупочной деятельностью включает в себя использование соответствующих процессов управления проектом, касающихся договорных отношений, и интеграцию выходов данных процессов в общее управление проектом. В проектах, в которых принимают участие несколько продавцов и предметами приобретения являются несколько продуктов, услуг и результатов, эта интеграция и координация часто оказывается многоуровневой. Процессы управления проектом, которые могут быть применимы в данном случае, включают в себя, среди прочего:

• руководство и управление исполнением проекта для санкционирования работ продавца в соответствующее время;
• отчеты об исполнении для мониторинга содержания, стоимости, сроков и технического исполнения контракта;
• контроль качества для инспектирования и подтверждения адекватности продукта продавца;
• осуществление общего управления изменениями для обеспечения надлежащего одобрения изменений и оповещения всех заинтересованных лиц об этих изменениях; и
• мониторинг и управление рисками для обеспечения снижения рисков.

Управление закупочной деятельностью также содержит элемент финансового управления, который включает в себя мониторинг платежей продавцу. Это позволяет гарантировать, что условия платежей, определенные положениями контракта, выполняются надлежащим образом, а выплаты продавцу непосредственно связаны с выполнением последним своих обязательств по контракту. Одним из принципиальных вопросов при осуществлении платежей поставщикам является создание тесной связи между произведенными платежами и выполненной работой.

Процесс управления закупочной деятельностью предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил условия контракта, и, при необходимости, разработку корректирующих воздействий. Оценка деятельности продавца, выполняемая покупателем, предназначена, прежде всего, для подтверждения компетентности или некомпетентности продавца при выполнении подобной работы для данного проекта или других проектов в будущем. Подобные оценки также проводятся, когда необходимо подтвердить, что продавец не выполняет свои договорные обязательства, и когда покупатель рассматривает необходимость проведения корректирующих воздействий. Управление закупочной деятельностью включает в себя управление в случае преждевременного завершения работ по контракту (по определенной причине, в силу представившихся благоприятных возможностей или из-за невыполнения обязательств), предусмотренных статьей контракта о завершении работ.

В текст контракта в любое время вплоть до закрытия контракта могут быть внесены поправки по взаимному согласию сторон в соответствии с условиями управления изменениями, предусмотренными контрактом. Такие поправки не всегда могут быть в одинаковой степени выгодны и продавцу, и покупателю.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Управление закупочной деятельностью" (Administer Procurements)

Диаграмма группы процессов исполнения проекта