Переговоры

Переговоры – это стратегия обсуждения, где стороны, имеющие как общие, так и противоположные интересы, рассматривают компромиссы или достигают соглашения. Переговоры – это неотъемлемая часть управления проектом; при условии эффективных переговоров вероятность успеха проекта повышается.

Следующие навыки и линии поведения будут полезны при проведении переговоров:

• Анализируйте ситуацию.
• Проводите границу между желаниями и потребностями, как вашими, так и ваших партнеров.
• Делайте акцент на интересах и проблемах, а не на должностях.
• Просите много, а предлагайте мало, но будьте реалистом.
• Идя на уступку, действуйте, как будто вы уступаете что-то ценное, не уступайте так просто.
• Добейтесь того, чтобы обе стороны переговоров чувствовали себя в выигрыше. Это взаимовыгодные переговоры.
• Не позволяйте оппоненту уйти с чувством, как будто вы получили над ним преимущество.
• Внимательно слушайте и четко излагайте свои мысли.

Навыки межличностные отношений

Применение политик и осознание культурных различий

Организационная политика неизбежна в среде проекта, поскольку нормы, области деятельности и ожидания людей, вовлеченных в проект, различны. Умелое использование политики и власти поможет менеджеру проекта найти путь к успеху. Игнорирование или избегание политических вопросов проекта и неадекватное использование власти может привести к возникновению трудностей при управлении проектами.

Сегодня менеджеры проектов действуют на мировой арене, а многие проекты реализовываются в атмосфере культурных различий. Понимая и придавая значение культурным различиям, команда управления проектом сможет создать атмосферу взаимного доверия и взаимной выгоды. По своей природе культурные различия могут быть как индивидуальными, так и корпоративными, они могут характеризовать как внутренних, так и внешних участников проекта. Эффективный способ справиться с культурным многообразием – это понять участников команды и планировать коммуникации в рамках общего плана проекта.

Понятие культуры на поведенческом уровне включает линию поведения и ожидания, которые происходят независимо от географии, национального происхождения или наличия общего или различного языков. Культура может влиять на скорость работы, на процесс принятия решений и на побуждение действовать без соответствующего плана. Это может привести к конфликту и напряжению в некоторых организациях, что снижает эффективность работы менеджеров проектов и команд проектов.

Навыки межличностные отношений

Принятие решений

Существует четыре основных стиля принятия решений, используемых менеджерами проекта:

• командный,
• совещательный,
• единодушный и
• «бросания монеты» (случайное принятие решения).

Существует четыре фактора, влияющих на стиль принятия решения:

• временное ограничение,
• доверие,
• качество и
• одобрение.

Менеджеры проекта могут принимать решения индивидуально или вовлекать команду проекта в процесс принятия решения.

Менеджеры проекта и команды проекта иногда используют модель принятия решения или процесс, подобные шестиэтапной модели, предложенной ниже.

1. определение проблемы —тщательное изучение, выяснение и определение проблемы.
2. поиск решения проблемы—продолжение процесса поиска новых идей посредством мозгового штурма для поиска множества решений и сдерживания поспешных решений.
3. переход от мыслей к действиям—определение критериев оценки, оценка за и против альтернатив, выбор лучшего решения.
4. планирование действий по реализации решений —привлечение ключевых участников для получения одобрения с последующим достижением их приверженности в работе над реализацией решения.
5. планирование анализа решений —анализ после внедрения, оценка и накопленные знания.
6. оценка результатов и процесса принятия решения —оценка способа решения проблемы или метода достижения целей проекта (продолжение предыдущего этапа).

Влияние

Влияние – это стратегия делегирования полномочий и доверия навыкам межличностного общения для организации совместной работы участников команды для достижения общих целей. Используя следующие рекомендации, можно повлиять на членов команды:

• Личный пример и приверженное ведение к цели.
• Объяснение технологии принятия решения.
• Использование гибкого стиля межличностного общения, изменение стиля в соответствии с аудиторией.
• Разумное и осторожное использование власти. Учет длительного сотрудничества.

Навыки межличностные отношений

Коммуникации

Коммуникации – одна из наиглавнейших причин успеха или неудачи проекта. Эффективное общение в команде проекта, а также между менеджером проекта, участниками проекта и внешними участниками проекта играет важную роль. Открытость при обмене информацией – это ключ к командной работе и высокой эффективности. Общение улучшает отношения среди участников команды и создает атмосферу взаимного доверия.

Для эффективного обмена информацией менеджер должен понимать стили общения других участников, разбираться в вопросах культуры, отношений, личностей и в общем контексте ситуации. Понимание этих факторов приводит к достижению взаимопонимания и, следовательно, к эффективному обмену информацией.

Менеджеры проекта должны определять каналы коммуникации, понимать, какую информацию они должны предоставить, а какую информацию должны получить и какие навыки межличностного общения помогут им эффективно общаться с различными внешними участниками проекта. Проведение мер по укреплению команды для определения стилей общения с членами команды (например, руководящий, совместный, логический, исследующий и проч. стили) позволяет менеджерам планировать свое общение с должной чуткостью к отношениям и культурным различиям.

Умение выслушать собеседника – важная часть коммуникации. Активные и результативные техники слушания позволяют участнику общения разобраться в сути проблем, стратегиях ведения переговоров и управлении конфликтами, механизмах принятия решений и разрешения проблем.

Мотивация

Команды проектов состоят из людей с разным уровнем подготовки, с разными ожиданиями и личными целями. Полный успех проекта зависит от отдачи команды проекта, которая имеет прямое отношение к их уровню мотивации.

Мотивация в условиях проекта предполагает создание среды, соответствующей целям проекта и обеспечивающей максимальную удовлетворенность, имеющую отношение к главным ценностям участников. К этим ценностям относятся удовлетворение от работы, перспективность работы, чувство реализованности и роста, значительное материальное вознаграждение и другие поощрения и премии, которые участники считают необходимыми и важными.

Навыки межличностные отношений

Укрепление команды

Укрепление команды – это процесс оказания помощи группе лиц, связанных одной целью, в организации скоординированной работы друг с другом, лидером, внешними участниками проекта и организацией. Командная работа – это результат успешного лидерства и успешного укрепления команды. Меры по укреплению команды включают задачи (постановка целей, определение и обсуждение ролей и процедур) и процессы (межличностное поведение с акцентом на общении, урегулировании конфликтов, мотивации и лидерстве). Создание благоприятного климата в команде требует решения проблем, возникающих в команде проекта, и обсуждения их в качестве общих проблем без указания виновных. Меры по укреплению команды могут быть дополнены поддержкой со стороны высшего руководства, поощрением высокой отдачи членов команды, назначением соответствующих поощрений, премий и разработкой моральных стандартов, формированием индивидуального духа команды, эффективным улаживанием конфликтов, укреплением доверия и созданием условий для открытого общения между членами команды, а также руководством командой. Хотя укрепление команды особенно существенно в начале проекта, данный процесс никогда не заканчивается. Изменения в окружающей среде проекта неизбежны. Для эффективного управления этими изменениями должны прилагаться постоянные или возобновляемые усилия по укреплению команды. Результатом укрепления команды будет являться взаимное доверие, успешный обмен информацией, принятие правильных решений и эффективный контроль над проектом.

Навыки межличностные отношений

Лидерство

Лидерство подразумевает акцент на усилиях людей, работающих в группе, предпринимаемых для достижения общей цели, и на создании условий для формирования духа единой команды. В общих словах, лидерство – это способность выполнять поставленные задачи с помощью других лиц. Основными составляющими эффективного лидерства являются уважение и доверие, а не страх и подчинение. Хотя лидерство является важным моментом во всех фазах проекта, эффективное лидерство имеет огромное значение на начальном этапе проекта, когда особую важность приобретают передача участникам проекта общего видения проекта, мотивация и вдохновление их на достижение высокой эффективности работы. В ходе проекта лидеры команды проекта несут ответственность за формирование и реализацию концепции, стратегии и коммуникации; установление доверия и содействие укреплению команды; оказание влияния, наставничество и контроль, а также за оценку эффективности работы команды и проекта.  

Навыки межличностных отношений