Покупатель, обычно через своего уполномоченного администратора закупок, направляет продавцу формальное письменное извещение о завершении контракта. Требования к формальному закрытию закупок обычно определяются в условиях и положениях контракта и включаются в план управления закупками.
Во всех закупочных взаимоотношениях окончательное справедливое урегулирование всех неразрешенных проблем, претензий и разногласий с помощью переговоров является основной целью. В тех случаях, когда урегулирование не может быть достигнуто путем прямых переговоров, могут использоваться некоторые способы и механизмы альтернативного разрешения конфликтных ситуаций (АРКС), в том числе посредничество или арбитражный суд. Наименее предпочтительным вариантом, применяемым только в том случае, если все прочие закончились неудачей, является разбирательство в суде.
Аудит закупок является структурированной проверкой процесса закупок, начиная с процесса планирования закупок и заканчивая управлением закупочной деятельностью.
Целью аудита закупок является определение успехов и неудач, что позволяет исполняющей организации использовать положительный опыт и избежать ошибок при подготовке или администрировании других закупочных контрактов проекта или других проектов.
Система управления документами используется менеджером проекта для управления документацией и записями по контракту и закупкам. Система управления документами – это особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, которые являются частью информационной системы управления проектом. Система содержит архив (с возможностью доступа) контрактной документации и корреспонденции.
Спорные изменения и потенциальные конструктивные изменения – это запрошенные изменения, в отношении которых покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о компенсации изменений, либо не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений. Данные спорные изменения имеют множество названий, в том числе «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего жизненного цикла контракта, обычно в соответствии с условиями контракта. Если стороны не могут сами договориться о разрешении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом альтернативные способы и механизмы разрешения разногласий. Урегулирование всех претензий и разногласий с помощью переговоров является предпочтительным методом.
Проверки и аудиты проводятся по требованию покупателя, при этом продавец оказывает необходимое содействие на основании положений закупочного контракта. Они могут проводиться во время исполнения проекта для подтверждения соответствия рабочих процессов или результатов поставки продавца. Некоторые команды по инспектированию и аудиту могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся закупками, если это предусмотрено условиями контракта.
Проверка выполнения закупок представляет собой структурированную проверку того, насколько успешно выполняются продавцом все поставки, определенные содержанием проекта, насколько они соответствуют предусмотренным контрактом требованиям к качеству, стоимости и срокам. Данная проверка может включать в себя проверку подготовленной продавцом документации и осуществленных покупателем проверок, а также результаты аудитов качества, проведенных продавцом во время исполнения работ. Целью проверки выполнения работ является определение, насколько успешно или неуспешно происходит выполнение работ, каково продвижение выполнения работ по отношению к описанию работ по закупке и обнаружение несоответствий с положениями контракта, которые позволяют покупателю дать оценку, способен или не способен продавец выполнить данную работу. Такие проверки могут проводиться в рамках оценок текущего состояния проекта, которые затрагивают основных поставщиков.
Управление закупочной деятельностью представляет собой процесс управления отношениями с продавцами, контроля исполнения контрактов и, при необходимости, внесения изменений и корректировок. И покупатель, и продавец при администрировании закупочного контракта преследуют одни и те же цели.
Каждая сторона должна обеспечить, что и она сама, и партнер выполняют свои обязанности, предусмотренные контрактом, и в том, что их законные права защищены. Процесс управления закупочной деятельностью обеспечивает выполнение продавцом требований по закупкам и покупателем своих обязательств по контракту. Юридическая природа договорных отношений требует от команды управления проектом четкого осознания юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе администрирования какой-либо закупки. В больших проектах, в которых имеет место сотрудничество с несколькими поставщиками, ключевым аспектом администрирования контрактов является управление взаимодействием между различными поставщиками.
Вследствие различий в организационных структурах многие организации относятся к администрированию контрактов как к административной функции, отдельной от организации проекта. Хотя администратор закупок может являться членом команды проекта, обычно его непосредственный начальник находится в другом подразделении. Этот случай имеет место, если исполняющая организация одновременно является и продавцом проекта внешнему заказчику.
Управление закупочной деятельностью включает в себя использование соответствующих процессов управления проектом, касающихся договорных отношений, и интеграцию выходов данных процессов в общее управление проектом. В проектах, в которых принимают участие несколько продавцов и предметами приобретения являются несколько продуктов, услуг и результатов, эта интеграция и координация часто оказывается многоуровневой. Процессы управления проектом, которые могут быть применимы в данном случае, включают в себя, среди прочего:
Управление закупочной деятельностью также содержит элемент финансового управления, который включает в себя мониторинг платежей продавцу. Это позволяет гарантировать, что условия платежей, определенные положениями контракта, выполняются надлежащим образом, а выплаты продавцу непосредственно связаны с выполнением последним своих обязательств по контракту. Одним из принципиальных вопросов при осуществлении платежей поставщикам является создание тесной связи между произведенными платежами и выполненной работой.
Процесс управления закупочной деятельностью предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил условия контракта, и, при необходимости, разработку корректирующих воздействий. Оценка деятельности продавца, выполняемая покупателем, предназначена, прежде всего, для подтверждения компетентности или некомпетентности продавца при выполнении подобной работы для данного проекта или других проектов в будущем. Подобные оценки также проводятся, когда необходимо подтвердить, что продавец не выполняет свои договорные обязательства, и когда покупатель рассматривает необходимость проведения корректирующих воздействий. Управление закупочной деятельностью включает в себя управление в случае преждевременного завершения работ по контракту (по определенной причине, в силу представившихся благоприятных возможностей или из-за невыполнения обязательств), предусмотренных статьей контракта о завершении работ.
В текст контракта в любое время вплоть до закрытия контракта могут быть внесены поправки по взаимному согласию сторон в соответствии с условиями управления изменениями, предусмотренными контрактом. Такие поправки не всегда могут быть в одинаковой степени выгодны и продавцу, и покупателю.
Закупочный контракт заключается с каждым выбранным продавцом. Контракт может иметь форму простого заказа на покупку или являться сложным документом. Независимо от сложности документа, контракт является взаимным соглашением, обязывающим продавца предоставить покупателю указанные продукты, услуги или результаты, а покупателя – предоставить продавцу определенное денежное или иное встречное удовлетворение. Контракт фиксирует юридические отношения, все споры по которым могут быть урегулированы в судебном порядке. Основные элементы договорного документа могут различаться, но в частности могут включать в себя следующее:
Метод АРКС может быть определен заранее в рамках оформления закупки.
Выбранные продавцы – это те продавцы, которые были признаны конкурентоспособными по результатам оценки предложения или заявки и с которыми были проведены переговоры по поводу проекта контракта, который станет фактическим контрактом после его заключения. Окончательное одобрение всех сложных закупок, связанных с высокими рисками и стоимостью, как правило, требует их предварительного одобрения высшим руководством организации.
В ходе переговоров уточняется структура, требования и прочие условия покупок с целью достижения соглашения, устраивающего обе стороны до подписания контракта. Окончательный текст контракта отражает все достигнутые соглашения. В тексте контракта оговариваются ответственность, полномочия на внесение изменений, юридические аспекты и регулирующие законы, технические и управленческие подходы, права собственности, финансирование контакта, технические решения, общее расписание, платежи и цена. В результате переговоров вырабатывается договорной документ, который может исполняться и покупателем, и продавцом.
Переговоры по контрактам в отношении сложных закупаемых товаров могут являться самостоятельным процессом с собственными входами (например, проблемы или открытый список товаров) и выходами (например, документ о принятых решениях). При поставке простых товаров условия поставки в контракте могут быть фиксированными и не подлежащими дальнейшим обсуждениям. Такие условия могут приниматься только продавцом.
Не обязательно, чтобы переговоры по контракту возглавлял менеджер проекта. Менеджер проекта и другие члены команды управления проектом могут присутствовать во время переговоров для предоставления помощи, а также, при необходимости, для уточнения требований проекта к техническим, управленческим аспектам и вопросам качества.
Интернет оказывает значительное влияние на большинство закупок проекта и на покупки в рамках цепочки поставок в организациях. Хотя многие сырьевые продукты, детали или стандартные товары можно быстро найти и получить по фиксированной цене через Интернет, мероприятия по закупке, характеризующиеся высокими рисками и сложностью и требующие тщательного мониторинга, не следует проводить подобным образом.
Перечень потенциальных продавцов может быть значительно расширен путем размещения объявлений в средствах массовой информации, например газетах или специализированных отраслевых изданиях. На некоторые предметы закупки распространяются специальные требования действующего законодательства, предусматривающие размещение объявлений в средствах массовой информации в качестве обязательной меры. Публикации объявлений в общедоступных средствах массовой информации является обязательным условием для предстоящих контрактов, заключаемых государственными организациями.
