суббота, 31 марта 2012 г.

Информационная среда управления проектом

Информационная система управления проектами, будучи одним из факторов среды предприятия, предоставляет доступ к автоматизированным средствам, таким как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распространения информации или веб-интерфейсы прочих автоматизированных систем, работающих в режиме онлайн, используемых во время работ по руководству и управлению исполнением проекта.  

Дополнительно по теме:

 

Диаграмма групп процессов управления проектом

Диаграмма групп процессов управления проектом

Запросы на изменение

Являясь частью процесса осуществления общего управления изменениями, обновление статуса контроля изменений показывает, что некоторые изменения одобрены, а другие нет. Для одобренных запросов на изменение команда проекта составляет расписание реализации. Одобренные запросы на изменение – это документированные, санкционированные изменения, расширяющие или сокращающие содержание проекта. Одобренные запросы на изменение также могут изменять правила, план управления проектом, процедуры, затраты или бюджеты либо изменять расписания. Одобренные запросы на изменение могут потребовать выполнения предупреждающих или корректирующих действий.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Осуществление общего управления изменениями"

Осуществление общего управления изменениями

Диаграмма группы процессов мониторинга и управления

Диаграмма группы процессов мониторинга и управления

Руководство и управление исполнением проекта

Руководство и управление исполнением проекта – это процесс исполнения работ, определенных в плане управления проектом, для достижения целей проекта. Данные действия включают в себя, среди прочего:
  • осуществление действий для выполнения требований проекта;
  • создание результатов проекта;
  • подбор, подготовка и управление членами команды, назначенными на проект;
  • получение, управление и использование ресурсов, включая материалы, инструменты, оборудование и сооружения;
  • применение запланированных методов и стандартов;
  • налаживание и управление каналами коммуникаций проекта, как внешними, так и внутренними по отношению к команде проекта;
  • выработку данных проекта, таких как стоимость, расписание, техническое или качественное исполнение и статус, для облегчения прогнозирования;
  • выпуск запросов на изменение и адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и среде проекта;
  • управление рисками и выполнение действий по реагированию на риски;
  • управление продавцами и поставщиками;
  • сбор и документирование накопленных знаний, а также выполнение одобренных действий по усовершенствованию процессов.
Менеджер проекта вместе с командой управления проектом руководит выполнением запланированных операций проекта и управляет разнообразными техническими и организационными связями, которые существуют в рамках проекта. На процесс руководства и управления исполнением проекта напрямую влияет прикладная область проекта. Результаты производятся в качестве выходов процессов, осуществляемых для выполнения работ проекта, запланированных и внесенных в расписание плана управления проектом. Информация о выполнении работ, о степени завершенности результатов и о том, что уже сделано, собирается как часть исполнения проекта и используется в процессе подготовки отчетов об исполнении. Информация о выполненных работах также используется в качестве входа в группе процессов мониторинга и управления. Руководство и управление исполнением проекта также требует реализации одобренных изменений, включая:
  • корректирующее воздействие. Документированное указание для исполнения работ по проекту с целью приведения в соответствие ожидаемого будущего исполнения работ по проекту с планом управления проектом.
  • предупреждающее действие. Документированное указание осуществить действие, которое может снизить вероятность негативных последствий, связанных с рисками проекта.
  • исправление дефекта. Формально документированное выявление дефекта в элементе проекта, содержащее рекомендации либо об исправлении дефекта, либо о полной замене элемента.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Руководство и управление исполнением проекта"

Руководство и управление исполнением проекта

Диаграмма группы процессов исполнения

Диаграмма группы процессов исполнения

Разработка плана управления проектом

Разработка плана управления проектом – это процесс документирования действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. План управления проектом определяет, как будет исполняться проект, как будет проводиться его мониторинг, контроль и закрытие. Содержание плана управления проектом различается в зависимости от прикладной области и сложности проекта. План управления проектом разрабатывается в рамках серии интегрированных процессов до завершения проекта. Результатом данного процесса является план управления проектом, который постепенно разрабатывается путем внесения обновлений, контролируется и утверждается в процессе "Осуществления общего управления изменениями".

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Разработка плана управления проектом"

Разработка плана управления проектом

Диаграмма группы процессов планирования

Диаграмма процессов планирования

четверг, 29 марта 2012 г.

План управления проектом

План управления проектом интегрирует и консолидирует все вспомогательные планы управления и базовые планы, полученные в результате процессов планирования, и включает в себя, среди прочего:
  • выбранный для проекта жизненный цикл и процессы, которые будут применяться в каждой фазе;
  • результаты адаптации, полученные от команды управления проектом, а именно: процессы управления проектом, выбранные командой управления проектом;
    • уровень реализации каждого выбранного процесса;
    • описания инструментов и методов, которые будут использованы для выполнения данных процессов;
    • порядок использования выбранных процессов для управления конкретным проектом, включая зависимости и взаимодействия между данными процессами, а также необходимые входы и выходы;
  • порядок выполнения работ для достижения целей проекта ;
  • план управления изменениями, документирующий порядок мониторинга и контроля изменений;
  • план управления конфигурацией, документирующий порядок управления конфигурацией;
  • порядок поддержания целостности базовых планов исполнения;
  • потребности в коммуникации между заинтересованными сторонами проекта и методы ее реализации;
  • ключевые мероприятия по анализу управления в отношении содержания, границ и сроков, облегчающие рассмотрение проблем и решений, ожидающих принятия.
План управления проектом может быть составлен как на уровне сводки, так и в деталях, и может состоять из одного или нескольких вспомогательных планов. Каждый из вспомогательных планов детализован до той степени, которая требуется для конкретного проекта. После утверждения плана управления проектом он может изменяться только после того, как будет создан запрос на изменение и одобрен в рамках процесса осуществления общего управления изменениями. Базовые планы проекта включают в себя, среди прочего:
  • базовое расписание;
  • базовый план выполнения стоимости;
  • базовый план по содержанию.
Вспомогательные планы включают в себя, среди прочего:
  • план управления содержанием;
  • план управления требованиями;
  • план управления расписанием;
  • план управления стоимостью;
  • план управления качеством;
  • план усовершенствования процессов;
  • план управления человеческими ресурсами;
  • план управления коммуникациями;
  • план управления рисками;
  • план управления закупками.
Часто базовые планы по содержанию, расписанию и стоимости объединяют в базовый план измерения исполнения, используемый в качестве общего базового плана проекта, с которым может сравниваться общее исполнение. Базовый план измерения исполнения используется для измерения освоенного объема.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процесса "Разработка плана управления проекта"

Разработка плана управления проектом

Диаграмма группы процессов планирования

Диаграмма процессов планирования

вторник, 27 марта 2012 г.

Развитие команды проекта


Развитие  команды  проекта  –  это  процесс  повышения  квалификации  членов  команды  проекта,  улучшения взаимодействия  между  ними  и  улучшения  общих  условий  работы  команды  для  повышения  эффективности проекта.  Менеджеры  проектов  должны  уметь  определять,  формировать,  поддерживать,  мотивировать, руководить  и  воодушевлять  команды  проектов  для  повышения  эффективности  их  работы  и  достижения  целей
проекта.
Командная  работа  является  критически  важным  фактором  успеха  проекта,  а  развитие  эффективных  команд проектов  является  одной  из  важнейших  обязанностей  менеджера  проекта.  Менеджеры  проектов  должны создавать  условия,  способствующие  командной  работе.  Менеджеры  проектов  должны  постоянно  мотивировать свою  команду,  ставя  перед  ней  задачи  и  предоставляя  возможности,  обеспечивая  при  необходимости  их своевременной  обратной  связью  и  поддержкой,  а  также  поощряя  и  вознаграждая  за  хорошее  выполнение работ.  Высокая  эффективность  работы  команды  может  быть  достигнута  с  помощью  открытой  и  эффективной коммуникации,  повышения  доверия  между  членами  команды,  конструктивного  управления  конфликтами,  а  также за  счет  содействия  разрешению  проблем  и  принятию  решений  на  основе  сотрудничества.  Для  получения  ресурсов, необходимых  для  развития  эффективных  команд  проектов,  менеджер  проекта  должен  запрашивать  поддержку руководства  и/или  воздействовать  на  заинтересованные  стороны  проекта.

В  настоящее  время  менеджеры  проектов  действуют  в  глобальных  условиях  и  работают  над  проектами, характеризующимися  культурным  разнообразием.  Зачастую  члены  команды  имеют  опыт  в  различных  отраслях, говорят  на  различных  языках,  а  иногда  используют  «язык  команды»,  который  отличается  от  их  родного языка.  Команда  управления  проектом  должна  использовать  культурные  различия  для  получения  выгоды, ориентироваться  на  развитие  и  поддержку  команды  проекта  на  всем  протяжении  жизненного  цикла  проекта,  а также  придерживаться  модели  взаимозависимой  совместной  работы  в  обстановке  взаимного  доверия.  Развитие команды  проекта  направлено  на  развитие  навыков  сотрудников,  их  технической  квалификации,  а  также улучшение  общего  климата  в  команде  и  повышение  эффективности  исполнения  проекта.  Для  этого  требуются четкие,  эффективные  и  действенные  способы  коммуникации  между  членами  команды  на  всем  протяжении жизненного  цикла  проекта.  Цели  развития  команды  проекта  включают  в  себя,  среди  прочего:
  • повышение  уровня  знаний  и  навыков  членов  команды  для  повышения  их  способности  достигать результатов  проекта  при  снижении  стоимости,  сокращении  сроков  и  улучшении  качества;
  • укрепление  чувства  доверия  и  сплоченности  среди  членов  команды  для  повышения  морального духа,  уменьшения  конфликтов  и  улучшения  командной  работы;  и
  • создание  динамичной  и  сплоченной  командной  культуры  для  повышения  как  индивидуальной, так  и  командной  производительности,  стимулирования  командного  духа  и  сотрудничества,  а также  создания  возможностей  для  взаимного  обучения  и  наставничества,  направленных  на обмен  знаниями  и  опытом  между  членами  команды.


среда, 21 марта 2012 г.

Виртуальные команды


Формирование  виртуальных  команд  открывает  новые  возможности  по  привлечению  членов команды  проекта.  Виртуальные  команды  можно  определить  как  группы  людей,  объединенных  общей целью,  где  каждый  член  группы  выполняет  свою  работу  при  минимальном  личном  контакте  с  другими или  при  полном  его  отсутствии.  Работа  таких  команд  стала  возможной  благодаря  электронным средствам  коммуникации,  например  электронная  почта,  аудио-,  видео-  и  интернет-конференции,  а также  совещания  через  Интернет.  Формат  виртуальной  команды  предоставляет  возможность:
  • формировать  команды  из  числа  сотрудников  одной  компании,  проживающих  в  различных регионах;
  • использовать  в  команде  проекта  специальные  экспертные  знания,  даже  если  эксперт  находится  в другом  географическом  регионе;
  • привлекать  к  участию  в  проекте  сотрудников,  работающих  дома;
  • формировать  команды  из  исполнителей,  работающих  в  разные  смены  или  часы;
  • включать  в  команду  людей  с  ограниченной  подвижностью  и  инвалидов;  и
  • браться  за  выполнение  проектов,  реализация  которых  в  иных  условиях  была  бы  невозможной из-за  высоких  командировочных  расходов.
При  работе  в  условиях  виртуальной  команды  все  большее  значение  приобретает  планирование коммуникаций.  Возможно,  потребуется  дополнительное  время  для  четкого  определения  ожиданий участников,  обеспечения  коммуникаций,  разработки  правил  разрешения  конфликтов,  вовлечения сотрудников  в  процесс  принятия  решений  и  распределения  поощрений  за  участие  в  общем  успехе проекта.

Переговоры


Назначение  персонала  во  многих  проектах  является  предметом  переговоров.  Например,  у  команды управления  проектом  может  возникнуть  необходимость  проведения  переговоров  с:
  • функциональными  руководителями,  чтобы  гарантировать  обеспечение  проекта  соответствующим штатом  квалифицированных  сотрудников  на  требуемый  период  времени,  и  чтобы  члены  команды проекта  могли  или  имели  полномочия  работать  над  проектом  до  полного  выполнения  своих обязанностей;
  • другими  командами  управления  проектами  внутри  исполняющей  организации,  чтобы  надлежащим образом  обеспечить  проект  дефицитными  человеческими  ресурсами  или  узкими  специалистами;  и
  •  внешними  организациями,  исполнителями,  поставщиками,  подрядчиками  и  т.  д.  в  отношении подходящих,  дефицитных,  специализированных,  квалифицированных,  сертифицированных и  прочих  человеческих  ресурсов  определенного  типа.  Особое  внимание  должно  уделяться необходимости  учета  правил,  практик,  процессов,  руководящих  указаний,  правовых  и  других подобных  критериев  проведения  переговоров  с  внешними  организациями.
Способность  команды  управления  проектом  оказывать  влияние  на  других,  равно  как  и  политика организаций,  принимающих  участие  в  проекте,  играют  важную  роль  в  переговорах  о  назначении персонала.  Например,  функциональный  руководитель  обязательно  взвесит  все  за  и  против конкурирующих  проектов,  прежде  чем  принять  решение  о  назначении  на  определенный  проект незаурядных  исполнителей,  которых  хотят  получить  несколько  команд.
http://tytenko.com/?p=1275

воскресенье, 18 марта 2012 г.

5 качеств выдающегося начальника


(Перевод мой. Прошу не бодать ногами.)

http://tytenko.com/?p=1257
Выдающиеся начальники не великие на бумаге. Выдающиеся начальники замечательны своими действиями.

Последовательно делайте эти пять вещей и результат не заставит себя ждать. Вы и ваш бизнес также значительно выиграют.

И что еще более важно, также выиграют ваши сотрудники.

1. Развивайте каждого сотрудника. Конечно же, вы можете сосредоточить ваше основное внимание на достижении целей, получении результатов, завершении конкретных задач. Но делайте так — и вы запряжете свой лидерский воз впереди лошади.

Без выдающихся сотрудников, сколько бы вы не тратили на достижение целей, все равно будет мало. Сотрудники могут достигнуть только то, что они могут достигнуть, так что это ваша работа, помочь вашим сотрудникам стать более способными. И тогда они, а значит и ваш бизнес, могут достигнуть большего.

Это ваша работа предоставлять тренинги, наставничество и возможности, в которых нуждаются ваши сотрудники и которых они достойны. Когда вы это делаете, вы превращаете относительно утомительный процесс просмотра результатов и отслеживания эффективности во что-то более выразительное для ваших сотрудников: прогресс, улучшение, персональное развитие.

Не волнуйтесь по поводу достижения целей эффективности. Тратьте большую часть вашего времени на развитие умений ваших сотрудников и достижения целей, и достижение целей будет естественным выходом ваших усилий.

В дополнение вы получите много радости.

2. Расправляйтесь с проблемами немедленно. Ничто не убивает мораль команды так быстро, как проблемы, которые не решаются. Межличностные склоки, проблемы эффективности, война между департаментами… все негативно влияет на мотивацию и энтузиазм сотрудников.

И они расстроены, потому что небольшие проблем никогда не уходят. Небольшие проблемы кормятся и превращаются в большие проблемы. Дополнительно, когда вы игнорируете проблему, ваши сотрудники немедленно теряют уважение к вам, а без уважения вы не можете лидировать.

Никогда не надейтесь, что проблема магически исчезнет, или кто-нибудь еще ее решит. Расправляйтесь с каждой проблемой, независимо от того, насколько она мала.

3. Спасите вашего наихудшего сотрудника. Почти каждая организация имеет хотя бы одного сотрудника, который пал в немилость: прилюдно не смог выполнить задачу, потерял контроль на собрании, или просто кажется несобранным. Со временем этот сотрудник рассматривается его коллегами, и вами тоже, как слабое звено.

Пока этот сотрудник может безнадежно хотеть реабилитировать себя, это практически невозможно. Тяжесть неодобрения команды очень тяжела, чтобы один человек мог двигаться.

Но это не так тяжело для вас.

Перед тем, как вы удалите слабое звено из цепи, приложите все свои усилия для спасения этого человека. Скажите, «Я знаю, ты пытаешься. Давай поищем пути выхода из ситуации вместе, найдем то, что позволит тебе быть там, где ты должен быть». Выражайте доверие. Будьте убедительны. И больше того, заверьте его, что вы будете в поддержке каждого его шага на этом пути.

Не расслабляйтесь со своими стандартами. А ступайте дальше и работайте с наставничеством и тренировками.

Если кажется, что это много усилий с незначительным результатом, подумайте еще вот о чем. Ваши выдающиеся сотрудники не требуют много вашего времени; они выдающиеся уже потому, что они уже имеют такое качество. Если вы удачливы, вы можете получить несколько дополнительных пунктов в производительности. Но враждующий сотрудник имеет массу причин для расстройства; спасите его и вы получите большую разницу.

Конечно же, иногда это не работает. Если нет, тогда не волнуйтесь. Такие усилия имеют свои результаты.

Но иногда сотрудник может преуспеть – и вы получите громадную разницу в профессиональной и личной жизни человека.

4. Служите другим, не себе. Вы можете выйти сухим из воды будучи эгоистичным или работая только на себя раз или дважды… но и все.

Никогда не говорите и не делайте ничего, что поставило бы вас в центр внимания, даже на секунду. Никогда не поздравляйте сотрудников с упоминанием того, что вы сделали.

Если это может пройти без упоминания ваших заслуг, тогда не упоминайте. Ваша слава всегда будет косвенной и никогда прямой.

Когда сотрудники превосходны, вы и ваш бизнес превосходны. Когда ваша команда преуспевает, вы и ваш бизнес также преуспевают. Если вы спасаете отстающего сотрудника и они становятся замечательными, помните, что они должны быть в лучах славы, не вы.

Вы только делаете свою работу таким образом, как ее делают замечательные начальники.

Если вы последовательно действуете так, как будто вы менее важны, чем ваши сотрудники, и когда вы никогда не просите сделать сотрудников то, что сами не сделали бы, то тогда все знают, какой важный вы на самом деле есть.

5. Всегда помните, откуда вы пришли. Наблюдая, как известный атлет отказался сделать автограф, вы подумали, скорее всего, что вы в таком положении никогда не будете.

Оп! В действительности, вы уже делаете. По отношению к некоторым из ваших сотрудников вы как минимум немного известная личность. У вас должность. Вы начальник.

Вот почему, те сотрудники, которые хотят поговорить с вами о том, что не кажется непоследовательным, на самом деле хотят побыть с вами несколько секунд.

Когда такое случается, у вас есть выбор. Вы можете отказаться от сотрудника, или вы можете использовать этот момент для важного дела. Как шанс вдохновить, подбодрить, мотивировать, и даже дать некоторым надежду на большие дела в их жизни. Чем больше вы поднялись, тем больше влияние вы можете создавать – и больше ответственность за использование такого влияния.

В глазах ваших сотрудников выдающийся начальник является звездой.

Помните, кто вы есть, и будьте великодушны со своей славой.

Источник:

http://www.inc.com/jeff-haden/the-5-qualities-of-remarkable-bosses.html?utm_source=twitterfeed&utm_medium=twitter&utm_campaign=Feed%3A+inc%2Fheadlines+%28Inc.com+Headlines%29



Jeff Haden learned much of what he knows about business and technology as he worked his way up in the manufacturing industry. Everything else he picks up from ghostwriting books for some of the smartest leaders he knows in business. @jeff_haden

Best Practice Driven Core Banking System Transformation


In February 2011 we learned that the Irish bank AIB is suing Oracle over a failed, €84 million implementation of its Flexcube banking software. And in July 2011 the Union Bank of Carlifornia has cancelled the implementation of Infosys’ Finacle Solutions — two years after the start of the program. A Boston Consultant Group survey on Renewing Core Banking IT Systems in May 2006 reports that all survey participants said that they had struggled to deal with expanding project scope and changing requirements.

Experience shows that there is a high failure rate of core banking system implementations. We can assume that 25% of core banking system transformations fail without any results, 50% do not achieve the transformation objectives — costs and implementation times double or triple and only 25% of the transformations can be called successful.

Possible causes of the bad success rates of core banking system transformations are widely unknown. Concerned banks, integrators and core banking system vendors keep quiet about failed implementations.

Bent Flyvbjerg, professor at Oxford University, studies megaprojects. Generally spoken, he argues that people involved in mega projects overestimate their capabilities and underestimate risks. His late research indicates that black swans (very rare events with large scale impact) occur much more often in software mega projects than in any other mega project. Applied to core banking system transformations this means that there is a high likelihood that a single aspect handled wrongly leads to a disaster of the transformation as a whole.

Therefore it is essential for a successful core banking system transformation to understand, plan, control and execute all aspects of a CBS transformation program, comprehensively.

Over the last five years I have analysed more than 100 core banking system implementations, globally and derived best practices for successful program delivery.

Here the first six best practices which I have identified to run a successful core banking system transformation

1.Shared Strategy: Strategy, objectives and scope are widely shared and changes are managed well by all stakeholder group

2.Prepared Business Processes: All as-is and to-be business processes well documented and maintained in BPM tool, roadmap in place and maintained

3.Measurable Benefits: Detailed phased business and benefit plans are followed up and kept up-to-date

4.Minimum Customization: Customization requirements are kept minimal and are well known to all stakeholders, documented, put into contracts and budgeted

5.Real Partnership: Vendor is seen and respected and trusted as partner, agreed split of responsibilities, good communication, both partner help each other if necessary regardless of responsibilities

6.Strong Governance: Flexible governance structures across landscape, portfolio, program and projects in place. Interdependencies are well understood and managed actively.

At this point in time it is clear that the identified best practices are not sufficient to ensure a successful core banking system transformation. But knowing the occurrence of black swans in mega projects it seems to be obvious that if a bank manages one of the six best practices badly the bank will suffer significantly and add another case to the list of unsuccessful core banking system transformations.
http://tytenko.com/?p=1252

Frank Schwab
Pasted from <http://www.imacor.eu/Best_Practice_Driven_Core_Banking_Transformation.html>

 

суббота, 17 марта 2012 г.

Набор команды проекта


Набор  команды  проекта  –  это  процесс  подтверждения  доступности  человеческих  ресурсов  и  набора  команды, необходимой  для  выполнения  заданий  по  проекту.  Команда  управления  проектом  может иметь  или  не  иметь  прямого  контроля  при  подборе  членов  команды,  потому  что  на  это  влияют  коллективные трудовые  договоры,  использование  персонала  субподрядчиков,  матричная  среда  проекта,  внутренние  или внешние  отношения  подотчетности  или  различные  другие  причины.  В  процессе  набора  команды  проекта  важно рассматривать  следующие  факторы:
  • Менеджер  проекта  или  команда  управления  проектом  должны  проводить  эффективные  переговоры  с теми  лицами,  которые  занимают  соответствующие  должности  для  обеспечения  проекта  требуемыми человеческими  ресурсами,  и  оказывать  влияние  на  них.
  • Неспособность  набрать  необходимые  человеческие  ресурсы  для  проекта  может  значительно  повлиять на  сроки,  бюджет,  удовлетворенность  заказчика,  качество  и  риски  проекта.  Это  может  уменьшить вероятность  успеха  проекта  и  в  конечном  итоге  привести  к  его  отмене.
  • Если  человеческие  ресурсы  недоступны  из-за  ограничений,  экономических  факторов,  или  в  силу  их более  ранних  назначений  на  другие  проекты,  от  менеджера  проекта  или  команды  управления  проектом может  потребоваться  задействовать  альтернативные  ресурсы,  которые,  возможно,  будут  иметь  более низкий  уровень  квалификации,  при  условии,  что  это  не  нарушит  правовые,  нормативные,  обязательные или  иные  особые  требования.

Группа процессов исполнения


Группа  процессов  исполнения  состоит  из  процессов,  применяемых  для  выполнения  работ,  определенных  в  плане управления  проектом  для  осуществления  целей  проекта.  Эта  группа  процессов  включает  в  себя  координацию  людей и  ресурсов,  а  также  интеграцию  и  выполнение  операций  проекта  в  соответствии  с  планом  управления  проектом.
Во  время  исполнения  проекта  может  потребоваться  внесение  изменений  в  план  и  принятие  нового  базового плана.  Это  могут  быть  изменения  в  длительности  операции,  изменения  в  производительности  и  доступности ресурсов  и  непредвиденные  риски.  Такие  изменения  могут  повлиять  на  план  управления  проектом  или  проектные документы,  а  также  могут  потребовать  детального  анализа  и  разработки  соответствующего управленческого реагирования.  Результаты  анализа  могут  привести  к  запросам  на  изменения,  которые,  в  случае  их  утверждения, могут  вызвать  изменение  плана  управления  проектом  или  прочих  документов  проекта  и,  возможно,  потребуют создания  новых  базовых  планов.  На  осуществление  процессов  группы  процессов  исполнения  затрачивается  большая часть  бюджета  проекта.

Матрица отслеживания требований


Матрица  отслеживания  требований  представляет  собой  таблицу,  которая  связывает  требования с  их  происхождением  и  отслеживает  их  на  протяжении  жизненного  цикла  проекта.  Применение матрицы  отслеживания  требований  помогает  удостовериться,  что  каждое  требование  увеличивает ценность  бизнеса,  связывая  его  с  целями  бизнеса  и  проекта.  Это  позволяет  отслеживать  требования  на протяжении  жизненного  цикла  проекта,  что  помогает  удостовериться  в  том,  что  требования,  одобренные в  документах  по  требованиям,  выполнены  в  конце  проекта.  Наконец,  матрица  отслеживания  требований
обеспечивает  структуру  для  управления  изменениями  содержания  продукта.
Этот  процесс  включает  в  себя,  не  ограничиваясь  только  отслеживанием,  следующие  элементы:
  •   требования  к  бизнес-потребностям,  возможностям,  задачам  и  целям;
  •   требования  к  целям  проекта;
  •   требования  к  содержанию  проекта  /  результатам  ИСР;
  •   требования  к  проектированию  продукта;
  •   требования  к  разработке  продукта;
  •   требования  к  стратегии  и  сценариям  проверки;
  •   детализацию  требований  от  высокого  уровня  до  более  детальных  требований.
Параметры,  связанные  с  каждым  требованием,  могут  быть  записаны  в  матрице  отслеживания требований.  Данные  параметры  помогают  определить  ключевую  информацию  относительно  требований.
Типичные  параметры,  используемые  в  матрице  отслеживания  требований,  могут  включать  в  себя: 
  • уникальный  идентификатор, 
  • текстовое  описание  требования, 
  • обоснование  включения  в  список  требований,
  • владельца, 
  • источник, 
  • приоритет, 
  • версию, 
  • текущий  статус 
    • активный, 
    • отменен, 
    • отложен, 
    • добавлен,
    • Одобрен
  • дату  выполнения. 
Дополнительные  параметры,  позволяющие  удостовериться,  что  требование
удовлетворяет  заинтересованные  стороны  проекта,  могут  включать  также  стабильность,  сложность  и критерии  приемки.

План управления человеческими ресурсами


План  управления  человеческими  ресурсами,  являющийся  частью  плана  управления  проектом, предоставляет  рекомендации  о  порядке  определения,  набора,  управления,  контроля  и  высвобождения человеческих  ресурсов  проекта.  План  управления  человеческими  ресурсами  должен  включать  в  себя, среди  прочего:
  • Роли  и  сферы  ответственности.   При  перечислении  ролей  и  сфер  ответственности,  необходимых для  выполнения  проекта,  необходимо  учитывать  следующее:
    • Роль .  Обозначение  части  проекта,  ответственность  за  выполнение  которой  несет  определенное лицо.  В  качестве  примеров  ролей  в  проекте  можно  назвать  инженера-строителя,  чиновника службы  подготовки  судебных  заседаний,  бизнес-аналитика  и  координатора  проведения испытаний.  Четкое  описание  роли  в  отношении  полномочий,  сфер  ответственности  и  границ должно  документально  оформляться.
    • Полномочия .  Право  задействовать  ресурсы  проекта,  принимать  решения  и  утверждать действия  или  результаты.  Примерами  решений,  для  принятия  которых  требуются  ясные и  четкие  полномочия,  являются  выбор  способа  выполнения  операции,  приемка  качества и  порядок  реагирования  на  отклонения  в  проекте.  Члены  команды  работают  наиболее эффективно,  когда  уровень  полномочий  каждого  из  них  соответствует  их  ответственности.
    • Ответственность.  Работа,  которую  член  команды  проекта  должен  выполнить  для  завершения операций  проекта.
    • Квалификация.  Навыки  и  способности,  необходимые  для  выполнения  операций  проекта.  Если  члены  команды  проекта  не  обладают  необходимой  квалификацией,  то  выполнение  проекта  может оказаться  под  угрозой.  При  выявлении  подобных  несоответствий  необходимо  предпринять предупреждающие  действия,  например  провести  обучение,  нанять  квалифицированных специалистов  или  внести  в  расписание  или  содержание  проекта  соответствующие  изменения.
  • Организационные  диаграммы  проекта.  Организационная  диаграмма  проекта  –  это графическое  представление  состава  команды  проекта  и  отношений  подотчетности  между  ее членами.  В  зависимости  от  требований  проекта  она  может  быть  официальной  или  неофициальной, подробной  или  обобщенной.  Например,  организационная  диаграмма  проекта  для  команды спасателей,  состоящей  из  3000  человек,  будет  значительно  более  подробной,  чем  организационная диаграмма  внутреннего  проекта  с  командой  в  20  человек.
  • План  управления  обеспечением  проекта  персоналом.   План  управления  обеспечением проекта  персоналом  является  частью  плана  управления  человеческими  ресурсами  в  рамках  плана управления  проектом  и  содержит  описание  порядка  и  указание  сроков  выполнения  требований  к обеспечению  человеческими  ресурсами.  В  зависимости  от  требований  проекта  план  управления обеспечением  проекта  персоналом  может  быть  официальным  или  неофициальным,  подробным или  обобщенным.  Для  отражения  текущих  мероприятий  по  пополнению  и  развитию  команды проекта  этот  план  в  ходе  проекта  постоянно  обновляется.  Информация,  содержащаяся  в  плане управления  обеспечением  проекта  персоналом,  различается  в  зависимости  от  прикладной  области и  масштаба  проекта,  но  в  любом  случае  должны  быть  отражены  следующие  моменты:
    • Набор  персонала .  При  планировании  набора  членов  команды  проекта  возникает  ряд  вопросов. Например,  будут  ли  задействованы  имеющиеся  человеческие  ресурсы  организации,  или  они будут  набираться  извне  на  контрактной  основе?  Будут  ли  члены  команды  работать  в  одном месте,  или  они  могут  работать  удаленно?  Какова  стоимость,  соответствующая  каждому  уровню знаний  (квалификации),  необходимых  для  проекта?  Насколько  отдел  по  работе  с  персоналом  и функциональные  менеджеры  смогут  помочь  команде  управления  проектом?
    • Ресурсные  календари.  В  плане  управления  обеспечением  проекта  персоналом  указываются сроки  задействования  членов  команды  проекта,  как  индивидуально,  так  и  коллективно,  а также  указывается  время  начала  мероприятий  по  набору  (например,  найма  персонала).  Одним из  инструментов  для  графического  отображения  человеческих  ресурсов  является  гистограмма ресурса.  На  этой  столбчатой  диаграмме  отображается  количество  часов,  которое  лицу,  отделу или  всей  команде  проекта  придется  работать  каждую  неделю  или  месяц  на  протяжении  всего проекта.  Диаграмма  может  содержать  горизонтальную  линию,  отражающую  максимальное количество  часов,  рассчитанных  для  определенного  ресурса.  Если  столбики  диаграммы выходят  за  пределы  максимального  количества  часов,  то  в  этом  случае  необходимо применить  стратегию  выравнивания  ресурсов  (например,  выделить  дополнительные  ресурсы или  расширить  временные  рамки  расписания).
    • План  высвобождения  персонала .  Определение  метода  и  времени  освобождения  членов команды  от  обязанностей  в  проекте  представляет  пользу  как  для  проекта,  так  и  для членов  команды.  Когда  члены  команды  освобождаются  от  участия  в  проекте,  то  при  этом исключаются  выплаты  сотрудникам,  уже  выполнившим  свою  долю  работы  в  проекте,  и таким  образом  снижаются  затраты  на  проект.  Общий  климат  улучшается,  если  плавный переход  к  новым  проектам  уже  спланирован  заранее.  План  высвобождения  персонала  также может  сократить  риски  в  области  человеческих  ресурсов,  которые  могут  возникнуть  в  ходе реализации  или  по  окончании  проекта.
    • Потребности  в  обучении .  Если  существуют  опасения,  что  квалификация  членов  команды, назначаемых  для  участия  в  проекте,  может  оказаться  недостаточной,  то  в  рамках  проекта следует  разработать  план  обучения  персонала.  В  этом  плане  могут  быть  также  предусмотрены программы  обучения  членов  команды,  которые  приведут  к  получению  ими  сертификаций, которые  способствуют  успешному  выполнению  проекта.
    • Признание  заслуг  и  вознаграждение .  Четкие  критерии  и  спланированная  система вознаграждения  помогают  стимулировать  и  поддерживать  желаемое  поведение  людей,  занятых в  проекте.  Чтобы  признание  заслуг  и  вознаграждение  были  эффективными,  они  должны основываться  на  действиях  и  показателях  производительности,  подконтрольных  данному  лицу. Например,  члена  команды  можно  вознаградить  за  соблюдение  определенной  нормы  затрат, только  если  у  него  есть  достаточный  уровень  полномочий  для  контроля  решений,  влияющих на  размер  затрат.  Создание  плана  с  указанием  времени  вознаграждения  гарантирует,  что  о поощрении  не  забудут.  Распределение  поощрений  и  вознаграждений  является  частью  процесса развития  команды  проекта.
    • Соответствие  нормам.  План  управления  обеспечением  проекта  персоналом  может  предусматривать  стратегии,  обеспечивающие  соответствие  проекта  существующим государственным  нормативным  актам,  условиям  договоров  с  профсоюзами  и  прочим установленным  нормам  в  отношении  человеческих  ресурсов.
    • Безопасность .  В  план  управления  обеспечением  проекта  персоналом,  а  также  в  реестр  рисков могут  включаться  нормы  и  правила  по  защите  членов  команды  от  несчастных  случаев.

Теория организации


Теория  организации  раскрывает  поведение  людей,  команды  и  подразделений  организации. Эффективное  использование  данной  информации  позволяет  сократить  время,  стоимость  или трудоемкость,  необходимые  для  создания  выходов  планирования  человеческих  ресурсов,  и  повысить вероятность  того,  что  данное  планирование  будет  эффективным.  Важно  понимать,  что  в  различных организационных  структурах  индивидуальные  реакции  и  производительность,  а  также  характеристики межличностных  отношений  будут  отличаться.



Налаживание связей


Налаживание  связей  –  это  формальное  и  неформальное  взаимодействие  с  другими  лицами  в организации,  отрасли  или  в  профессиональной  среде.  Это  конструктивный  способ  понять  политические и  межличностные  факторы,  способные  оказать  влияние  на  эффективность  различных  вариантов управления  обеспечением  проекта  персоналом.  Действия  по  налаживанию  связей  в  области человеческих  ресурсов  могут  включать  в  себя:
  • активную  переписку, 
  • встречи  за  обедом, 
  • неформальные беседы,  включая  встречи  и  различные  мероприятия, 
  • торговые  конференции  и  симпозиумы.
Налаживание  связей  может  быть  полезным  методом  в  начале  проекта.  Также  налаживание  связей может  быть  эффективным  способом  расширить  профессиональные  навыки  управления  проектом  в ходе  реализации  проекта  и  после  его  окончания.


Организационные диаграммы и должностные инструкции


Существуют  различные  форматы  документирования  распределения  ролей  и ответственности  членов  команды. Большинство  форматов  относятся  к  одному  из  трех  типов  (рис.  9-4):  иерархический, матричный  и  текстовый форматы.  Кроме  того,  некоторые  назначения  по  проекту  указываются  во  вспомогательных  планах  управления проектом  (например,  в  планах  управления  рисками,  качеством  или  коммуникациями).  Независимо  от  того, какой  метод  используется,  цель  всегда  одна  –  добиться  того,  чтобы  для  каждого  пакета  работ  был  назначен один  ответственный  за  его  исполнение  и  чтобы  каждый  член  команды  четко  понимал  свою  роль  и  сферу ответственности.
  •  иерархические  диаграммы.  Для  отображения  должностей  и  взаимоотношений  сверху  вниз в  графическом  формате  можно  использовать  структуру  обычной  организационной  диаграммы. Одним  из  способов  обобщенного  представления  сфер  ответственности  высокого  уровня является  иерархическая  структура  работ  (ИСР),  основное  назначение  которой  заключается  в разделении  результатов  проекта  на  пакеты  работ.  Организационная  структура  (ОС)  похожа  на ИСР,  но  организована  не  по  результатам  проекта,  а  в  соответствии  с  имеющейся  структурой подразделений  организации  (отделов,  групп  или  команд).  Под  каждым  отделом  указан  список операций  проекта  или  пакета  работ.  Таким  образом,  конкретный  функциональный  отдел  может узнать  обо  всех  своих  обязанностях  по  проекту  (например,  отдел  информационных  технологий или  отдел  закупок),  изучив  свою  часть  организационной  структуры.  Иерархическая  структура ресурсов  –  это  другая  разновидность  иерархической  диаграммы.  Она  используется  для разделения  проекта  по  типам  ресурсов.  Например,  иерархическая  структура  ресурсов  может отобразить  всех  сварщиков  и  сварочное  оборудование,  используемое  при  строительстве  судна, несмотря  на  то,  что  они  разбросаны  по  разным  ответвлениям  ОС  и  ИСР.  Иерархическая  структура ресурсов  может  быть  полезна  при  контроле  стоимости  проекта  и  может  использоваться  согласно системе  бухгалтерского  учета,  действующей  в  организации.  Она  также  может  содержать  другие категории  ресурсов,  помимо  человеческих.

  • Матричные  диаграммы.   Матрица  ответственности  (МО)  используется  для  отображения  связей между  пакетами  работ  или  операциями  и  членами  команды  проекта.  В  крупных  проектах  МО могут  использоваться  на  различных  уровнях.  Например,  МО  высокого  уровня  может  определять, какая  группа  или  подразделение  команды  отвечает  за  какой  элемент  в  ИСР,  в  то  время  как МО  более  низкого  уровня  используются  в  группе  для  распределения  ролей,  ответственности  и уровней  полномочий  в  отношении  конкретных  операций.  Матричный  формат  показывает  все операции,  которые  выполняются  одним  человеком,  и  всех  людей,  участвующих  в  выполнении одной  операции.  Матричный  формат  также  обеспечивает  наделение  ответственностью  за выполнение  одного  задания  только  одного  человека  во  избежание  различных  несоответствий. 
    • Матрица RACI
Операция
Лицо





Вася
Коля
Оля
Петя
Аня
Определение
У
О
И
И
И
Проектирование
И
У
О
К
К
Разработка
И
У
О
К
К
Испытания
У
И
И
О
И
О-отвечает, У - утверждает, К - консультирует, И - информируется
  • Текстовые  форматы.   Для  описания  распределения  ответственности,  при  котором  нужны подробные  описания,  используются  текстовые  форматы.  Обычно  в  таких  документах  в краткой  форме  содержится  следующая  информация: 
    • обязанности, 
    • полномочия, 
    • компетенция  и
    • квалификация. 
Такие  документы  называют  по-разному,  например  «должностные  инструкции»  или «форма  роли-обязанности-полномочия».  Они  могут  использоваться  как  шаблоны  для  будущих проектов,  особенно  если  в  процессе  исполнения  проекта  обновление  информации  происходит  с использованием  накопленных  в  ходе  проекта  знаний.
  • Другие  разделы  плана  управления  проектом.   Перечень  и  описание  некоторых  обязанностей, относящихся  к  управлению  проектом,  приводятся  в  других  разделах  плана  управления проектом.  Например,  в  реестре  рисков  перечислены  лица,  отвечающие  за  риски,  в  плане управления  коммуникациями  содержится  список  членов  команды,  отвечающих  за  действия по  коммуникациям,  а  в  плане  управления  качеством  перечислены  лица,  ответственные  за выполнение  действий  по  обеспечению  и  контролю  качества.

Разработка плана управления человеческими ресурсами


Разработка  плана  управления  человеческими  ресурсами  представляет  собой  процесс  определения  и документирования  ролей,  ответственности,  требуемых  навыков  и отношений  подотчетности,  а  также  создания плана  управления  обеспечением  проекта  персоналом  (см.  рис.  9-2  и  9-3).  Планирование  человеческих  ресурсов используется  для  определения  и  идентификации  человеческих  ресурсов,  а  также  навыков,  необходимых  для успеха  проекта.  План  управления  человеческими  ресурсами  документирует  роли  и  ответственность  в проекте, организационные  диаграммы  проекта,  а  также  план  управления  обеспечением  проекта  персоналом,  включая график  набора  и  высвобождения  персонала.  План  управления  человеческими  ресурсами  также  может  включать в  себя  определение  потребностей  в  обучении,  стратегии  формирования  команды,  планы  признания  заслуг  и
вознаграждения,  рекомендации  в  отношении  соответствия  установленным  требованиям,  вопросы  безопасности,  а также  влияние  плана  управления  обеспечением  проекта  персоналом  на  деятельность  организации.
Большое  внимание  должно  уделяться  рассмотрению  доступности  человеческих  ресурсов  или  конкуренции за  них,  их  дефициту  или  ограниченности.  Роли  в  проекте  могут  быть  назначены  отдельным  лицам  или  группам лиц.  Данные  лица  или  группы  могут  быть  привлечены  как  из  штата  самой  организации,  исполняющей  проект,  так и  из  сторонних  организаций.  На  ресурсы  с  тем  же  уровнем  квалификации  или  тем  же  набором  навыков  могут претендовать  другие  проекты.  Данные  факторы  могут  значительно  повлиять  на  стоимость,  сроки,  риски,  качество  и другие  аспекты  проекта.  При  эффективном  планировании  человеческих  ресурсов  следует  учитывать  и  планировать данные  факторы  и  разрабатывать  альтернативные  планы  управления  человеческими  ресурсами.