Действия по укреплению команды

Действия по укреплению команды могут варьироваться от пятиминутного пункта в повестке дня совещания по оценке текущего состояния до специальных тренингов с участием профессионалов с целью улучшения межличностных отношений среди членов команды. Цель выполнения действий по укреплению команды – помочь отдельным ее членам эффективно работать друг с другом. Стратегии укрепления команды особенно ценны, когда члены команды расположены далеко друг от друга и не имеют возможности личного общения. Неформальное общение и соответствующие мероприятия могут помочь укрепить чувство доверия и установить хорошие рабочие взаимоотношения.
Одним из наиболее важных навыков при развитии среды команды является умение рассматривать проблемы команды проекта и обсуждать их как командные проблемы. Необходимо стимулировать всю команду для совместного разрешения данных проблем. Для формирования эффективных команд проектов менеджеры проектов должны заручиться поддержкой высшего руководства и приверженностью членов команд, назначать соответствующие поощрения и вознаграждения, формировать своеобразие команды, эффективно улаживать конфликты, укреплять доверие и создавать условия для открытого общения между членами команды и, кроме того, осуществлять адекватное руководство командой.
Укрепление команды, как постоянный процесс, является критически важным для успеха проекта. Хотя укрепление команды особенно принципиально в начале проекта, данный процесс никогда не заканчивается. Изменения в окружающей среде проекта неизбежны, и для эффективного управления ими должны прилагаться постоянные или периодические усилия по укреплению команды. Менеджер проекта должен постоянно контролировать действия членов команды и их производительность, чтобы определять, требуются ли какие-либо действия для предотвращения или устранения различных проблем команды.
Одна из теорий утверждает, что существует пять стадий развития, через которые могут проходить команды. Обычно эти стадии наступают по порядку. Однако нередко команда может «застрять» на определенной стадии или вернуться на более раннюю. Кроме того, в проектах, члены команд которых работали раньше вместе, определенные стадии могут быть пропущены.

• Формирование. На данной стадии команда собирается вместе и узнает о проекте и о своих формальных ролях и ответственности в нем. Члены команды на данной фазе, как правило, независимы друг от друга и не особенно открыты. Для получения подробной информации см. Tuckman ladder of team development.
• Шторм. В течение данной стадии команда начинает изучать работы по проекту, технические решения и подход к управлению проектом. Если члены команды не настроены на сотрудничество и не открыты различным идеям и перспективам, обстановка может стать деструктивной.
• Урегулирование. На стадии урегулирования члены команды начинают работать вместе и подстраивают свои рабочие привычки и модели поведения так, чтобы содействовать командной работе. Члены команды начинают доверять друг другу.
• Результативность. Команды, достигшие стадии результативности, функционируют как хорошо организованное подразделение. Они независимы и спокойно и эффективно решают проблемы.
• Завершение. На этой стадии команда завершает работу и переходит к следующему проекту.

Длительность каждой конкретной стадии зависит от динамики, численного состава и руководства команды. Менеджеры проектов должны хорошо представлять себе динамику развития команды, чтобы способствовать эффективному прохождению членами команды всех стадий.

Журнал регистрации проблем

При управлении командой проекта возникают проблемы. В журнале регистрации проблем в письменной форме указываются конкретные лица, в обязанности которых входит решение конкретных проблем к определенному сроку. При решении проблем устраняются препятствия, которые могут мешать команде в достижении ее целей.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Управление командой проекта (Manage Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Урегулирование конфликтов

В условиях проекта конфликты неизбежны. Источниками конфликтов могут стать дефицит ресурсов, расстановка приоритетов при составлении расписания или личные стили работы. Наличие принятых в команде принципов, норм и устоявшейся практики управления проектами, например планирование коммуникаций и определение ролей, способствует снижению количества возникающих конфликтов.

Успешное урегулирование конфликтов приводит к более высокой производительности и положительным рабочим взаимоотношениям. При правильном управлении наличие разных мнений по каким-либо вопросам является положительным фактором, способствующим творческому подходу к выполняемой работе и принятию правильных решений. Если наличие разных мнений становится отрицательным фактором, то члены команды проекта должны сами постараться решить свои конфликты. Если происходит обострение конфликта, то менеджер проекта должен оказать содействие в урегулировании конфликта таким образом, чтобы решение устраивало все вовлеченные в конфликт стороны. Конфликт следует урегулировать на ранней стадии и, как правило, конфиденциально, напрямую и при сотрудничестве обеих сторон. Если конфликт переходит в деструктивную стадию, то для его решения могут быть использованы формальные процедуры, включая меры дисциплинарного воздействия.

При урегулировании конфликта в условиях команды менеджеры проектов должны учитывать следующие характеристики конфликта и процесса его урегулирования:

• конфликт естественен и приводит к поиску альтернатив;
• конфликт является общей проблемой;
• открытость помогает разрешить конфликт;
• при разрешении конфликта необходимо ориентироваться на проблемы, а не на личности; и
• при разрешении конфликта необходимо ориентироваться на настоящее, а не на прошлое.

Успех менеджеров проектов в управлении своими командами проектов зачастую во многом зависит от их способности разрешать конфликты. У различных менеджеров проектов могут быть различные стили разрешения конфликтов. Факторы, влияющие на методы разрешения конфликтов, включают в себя:

• сравнительную важность и напряженность конфликта;
• ограниченность времени, доступного для разрешения конфликта;
• должности, занимаемые участниками конфликта; и
• мотивацию к разрешению конфликта в долгосрочной или краткосрочной перспективе.

Существует шесть основных методов, используемых для разрешения конфликтов. Поскольку каждый из них имеет свое собственное предназначение и применение, методы приведены в неопределенном порядке:

• уход/избежание. Отступление от фактической или потенциальной конфликтной ситуации.
• сглаживание/примирение. Подчеркивание точек соприкосновения вместо областей противоречий.
• компромисс. Поиск решений, которые будут в определенной степени удовлетворительными для всех сторон.
• принуждение. Лоббирование чьей-либо точки зрения за счет других; возможны только решения «один выиграл – все проиграли».
• сотрудничество. Объединение множества точек зрения и взглядов с различных перспектив; приводит к достижению консенсуса и поддержанию решения всеми сторонами.
• конфронтация/решение проблем. Конфликт расценивается как проблема, которую необходимо решить путем исследования альтернатив; требуются отношения в виде взаимных уступок и открытый диалог.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Управление командой проекта (Manage Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Оценка эффективности исполнения проекта

Целями проведения оценки эффективности исполнения на протяжении проекта являются уточнение распределения ролей и ответственности, обеспечение конструктивной обратной связи членам команды, обнаружение неизвестных или нерешенных проблем, разработку индивидуальных планов обучения и постановку конкретных целей на будущие периоды времени.

Необходимость официальной или неофициальной оценки эффективности исполнения проекта зависит от длительности проекта, его сложности, норм организации, положений трудовых контрактов, заключенных с сотрудниками, а также от количества и качества средств общения.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Управление командой проекта (Manage Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Наблюдение и обсуждение

Наблюдение и обсуждение используются для того, чтобы быть в курсе процесса выполнения работ и настроений, царящих среди членов команды проекта. Команда управления проектом следит за такими показателями, как прогресс в создании результатов проекта, достижения, которыми члены команды могут гордиться, и проблемы, вызванные межличностными противоречиями.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Управление командой проекта (Manage Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Управление командой проекта (Manage Project Team)

Управление командой проекта включает в себя контроль деятельности членов команды, обеспечение обратной связи, решение проблем и управление изменениями для повышения эффективности исполнения проекта. Команда управления проектом наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку эффективности работы членов команды. Результатами управления командой проекта являются запросы на изменение, обновления плана управления человеческими ресурсами, решение проблем, предоставление входящей информации для оценки эффективности работы и добавление накопленных знаний в базу данных организации.

Для управления командой проекта требуются различные управленческие навыки по организации командной работы и интеграции усилий членов команды для формирования высокопроизводительной команды. Управление командой предполагает наличие комбинации навыков, среди которых особое значение приобретают навыки общения, урегулирования конфликтов, навыки ведения переговоров и осуществления руководства. Менеджеры проектов должны давать членам команды задания, требующие серьезных усилий, и обеспечивать поощрение за высокую эффективность работы.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Управление командой проекта (Manage Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Оценка эффективности работы команды

После того, как выполнены действия по развитию команды проекта, например обучение, укрепление команды и совместное расположение, команда управления проектом может давать официальные и неофициальные оценки эффективности работы команды проекта. Эффективные стратегии и действия по развитию команды должны повышать производительность труда команды, что в свою очередь способствует достижению целей проекта. Критерии оценки производительности труда команды должны определяться всеми соответствующими сторонами и использоваться как входы процесса развития команды проекта. Это особенно важно в проектах, связанных с контрактами или коллективными трудовыми договорами.

Эффективность работы успешной команды измеряется в единицах благоприятного результата в соответствии с согласованными целями проекта, исполнением расписания проекта (выполнено вовремя) и исполнением бюджета (выполнено в рамках финансовых ограничений). Высокоэффективные команды характеризуются именно такой работой, ориентированной на задачу и результат. Кроме того, они демонстрируют особые рабочие и человеческие качества, которые представляют собой косвенные показатели эффективности исполнения проекта.

Для оценки эффективности команды могут использоваться следующие показатели:

• повышение навыков членов команды, позволяющих им более эффективно выполнять порученные задания;
• развитие компетенций, помогающих группе лучше работать как единой команде;
• сокращение текучести кадров; и
• повышение сплоченности команды, когда члены команды могут открыто делиться информацией и опытом друг с другом для улучшения общей эффективности исполнения проекта.

В результате проведения оценки общей эффективности командной работы команда управления проектом может выявить необходимость проведения специального обучения, инструктирования, наставничества, помощи или изменений, необходимых для улучшения эффективности ее работы. При этом также определяются подходящие или требуемые ресурсы, необходимые для достижения и внедрения улучшений, выявленных в ходе оценки. Данные ресурсы и рекомендации для улучшения команды должны быть соответствующим образом документально оформлены и переданы соответствующим сторонам. Это особенно важно, когда члены команды состоят в профсоюзе, являются сторонами по коллективному договору, связаны условиями выполнения контракта или находятся в других подобных ситуациях.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Признание заслуг и вознаграждение

Частью процесса развития команды является признание заслуг и поощрение желаемого поведения членов команды. Первоначальные планы порядка поощрения разрабатываются в рамках процесса разработки плана управления человеческими ресурсами. Важно понимать, что каждое конкретное вознаграждение, назначенное любому лицу, будет эффективно только в том случае, если оно удовлетворяет потребность, представляющую ценность для данного лица. Решения о вознаграждении принимаются официально или неофициально в процессе управления командой проекта на основании результатов оценки эффективности исполнения проекта. При определении поощрений и вознаграждений следует учитывать культурные различия. Например, в культуре, которая поощряет индивидуализм, бывает сложно разработать подходящие командные вознаграждения. Вознаграждать следует только желаемое поведение членов команды. Например, желание работать сверхурочно с целью выполнения жесткого расписания должно быть вознаграждено и отмечено; а сверхурочная работа вследствие плохого планирования вознаграждению не подлежит. Однако не стоит наказывать членов команды за плохое планирование и, соответственно, нереалистичные ожидания, навязанные высшим руководством. Вознаграждение по принципу «один выиграл – все остальные проиграли», которое предназначается только некоторым членам команды проекта (например, звание «лучший работник месяца»), может нанести вред сплоченности команды. Вознаграждение за достижения, которые по силам любому члену группы (например, за своевременную сдачу отчетов о текущем состоянии), как правило, способствуют укреплению взаимной поддержки среди членов команды.

Персонал мотивирован, если сотрудники чувствуют, что их ценят в организации, а это можно продемонстрировать через вознаграждение. Как правило, деньги рассматриваются большинством как наиболее материальный аспект системы поощрения, но и другие, нематериальные награды также эффективны. Большинство членов команды проекта мотивируются возможностью развиваться, совершенствоваться и применять свои профессиональные навыки для достижения новых карьерных высот. Публичное поощрение высокой производительности труда создает положительный подъем духа. Хорошей стратегией для менеджеров проектов является признание заслуг команды на всем протяжении проекта, а не только после его завершения.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Совместное расположение

Совместное расположение предполагает размещение всех или большинства наиболее активных членов команды проекта в одном месте для расширения их возможностей работать в единой команде. Совместное расположение может предусматриваться на определенное время (например, на период времени, имеющий стратегическое значение для проекта) или на время всего проекта. Стратегия совместного расположения предполагает наличие комнаты для совещаний команды, место для размещения расписаний и другие приспособления, способствующие взаимному общению и укреплению чувства коллективизма. Хотя совместное расположение считается полезной стратегией, иногда виртуальных команд избежать невозможно.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Принципы

При помощи принципов устанавливаются ясные и четкие правила поведения, приемлемые среди членов команды. Чем раньше члены команды придут к взаимному соглашению о правилах поведения, тем меньше вероятность возникновения недоразумений и тем выше производительность труда.

Обсуждение принципов дает возможность членам команды выявить важные для них положения. Все члены команды проекта в равной степени несут ответственность за следование установленным принципам.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Обучение

Обучение включает в себя все действия, направленные на повышение квалификации членов команды проекта. Обучение может носить как официальный, так и неофициальный характер. Примерами методов обучения персонала являются обучение в классе, по Интернету, с использованием компьютерных технологий или обучение на рабочем месте под руководством другого члена команды проекта, наставничество и инструктирование. Если члены команды проекта не обладают достаточными управленческими или техническими навыками, то развитие таких навыков можно предусмотреть как часть работ по проекту. Запланированное обучение осуществляется согласно плану управления обеспечением проекта персоналом. Внеплановое обучение проводится по результатам наблюдения, обсуждения и оценки эффективности исполнения проекта, выполняемых во время процессов контроля управления командой проекта.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Навыки межличностных отношений

Для развития команды проекта особенно важны навыки межличностных отношений, иногда называемые «социальными навыками». Команда управления проектом может значительно сократить количество проблем и повысить уровень взаимодействия сотрудников, если будет понимать настроения членов команды проекта, предвидеть их действия, внимательно выслушивать и признавать их мнения и решать их проблемы. Такие навыки, как умение понять точку зрения другого, оказывать влияние, творческий подход к работе и способность организовывать групповую работу приобретают большое значение при управлении командой проекта.

Для анализа ситуаций и соответствующего взаимодействия с членами команды менеджеры проектов используют комбинацию технических, социальных навыков. Использование соответствующих навыков межличностных отношений помогает менеджерам проектов извлекать выгоду из сильных сторон всех членов команды.

Существует обширный свод знаний по навыкам межличностных отношений, который может быть использован как в работах по проекту, так и в работах за его рамками. Некоторые из навыков межличностных отношений, которыми менеджеры проектов пользуются наиболее часто, коротко описаны ниже.

• лидерство. Для успеха проекта требуются развитые лидерские навыки. Лидерство важно на всех фазах жизненного цикла проекта. Особенно важно передавать членам команды общее видение проекта и вдохновлять их на достижение высокой эффективности работы.
• влияние. Поскольку менеджеры проектов зачастую обладают лишь незначительными прямыми полномочиями в отношении членов своих команд в матричных условиях или вовсе не обладают таковыми, их способность своевременно оказывать влияние на заинтересованные стороны проекта является критически важной для успеха проекта. Ключевые навыки оказания влияния включают в себя:
• способность убедительно и четко излагать точку зрения и свою позицию по каким-либо
• вопросам;
• высокий уровень навыков активного и эффективного выслушивания;
• рассмотрение различных перспектив в любой ситуации; и
• сбор существенной и критически важной информации для решения важных проблем и достижения соглашений при сохранении взаимного доверия.

• Эффективное принятие решений. Эффективное принятие решений подразумевает способность проведения переговоров и оказания влияния на организацию и команду управления проектом. Ниже представлены некоторые из рекомендаций в отношении принятия решений:
• необходимо сосредоточиться на целях, которые предстоит достичь;
• необходимо придерживаться процедуры принятия решений;
• необходимо изучать факторы среды;
• необходимо развивать личностные качества членов команды;
• необходимо стимулировать творческий подход команды к работе; и
• необходимо управлять возможностями и рисками.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процеса "Управление командой проекта (Manage Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

План обеспечения проекта персоналом

План управления проектом, описанный в разделе, содержит план управления обеспечением проекта персоналом, в котором определены стратегии обучения и планы развития команды проекта. На основании текущей оценки производительности команды проекта и других форм управления командой проекта в план добавляются такие разделы, как вознаграждение, обратная связь, дополнительное обучение и меры дисциплинарного воздействия.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Назначение персонала проекта

Развитие команды начинается с составления списка членов команды проекта. Документация по назначению персонала проекта определяет персональный состав команды.

Дополнительно по теме:

Диаграмма процеса "Развитие команды проекта (Develop Project Team)"

Диаграмма процессов области знаний "Управление человеческими ресурсами проекта"

Диаграмма группы процессов исполнения проекта

Управление человеческими ресурсами проекта

Управление человеческими ресурсами проекта включает в себя процессы организации, управления и руководства командой проекта. Команда проекта состоит из людей, которым определены роли и ответственность за выполнение проекта. По мере выполнения проекта профессиональный и численный состав команды проекта может часто меняться. Членов команды проекта также иногда называют «персоналом проекта». Распределение ролей и ответственности между членами команды проекта позволяет всем членам команды участвовать в планировании проекта и принятии решений, что является ценным для проекта. Привлечение членов команды к участию на ранних стадиях проекта позволяет использовать имеющийся у них опыт при планировании проекта и укрепляет нацеленность команды на достижение результатов проекта.
Команда управления проектом – это часть команды проекта, которая отвечает за выполнение действий по управлению и руководству проектом, таких как инициация, планирование, исполнение, мониторинг, контроль и завершение различных фаз проекта. Эта группа также может называться «ядром», «административной группой» или «лидерской группой». В небольших проектах обязанности по управлению проектом могут быть распределены между всеми членами команды или поручены непосредственно менеджеру проекта. Спонсор проекта работает
в контакте с командой управления проектом и обычно принимает участие в решении таких вопросов, как финансирование проекта, уточнение содержания проекта, мониторинг текущего состояния и оказание влияния на других лиц в интересах проекта.
Управление и руководство командой проекта также включает в себя, среди прочего:

• влияние на команду проекта. Осведомленность о тех факторах человеческих ресурсов, которые могут воздействовать на проект, и, по возможности, оказание влияния на них. К факторам человеческих ресурсов относятся: окружающая среда команды, географическое местоположение членов команды, коммуникации между заинтересованными сторонами проекта, внутренние и внешние правила, культурные различия, особенности организации и прочие подобные человеческие факторы, которые могут изменить выполнение проекта.
• профессиональное и этическое поведение. Команда управления проектом должна быть осведомлена о нормах этичного поведения, следовать им и обеспечивать соблюдение этих норм всеми членами команды.

Процессы управления проектами обычно представляются в виде дискретных элементов с четко выделенными границами, хотя на практике они пересекаются и оказывают взаимное влияние такими способами, которые не могут быть детально описаны в Руководстве PMBOK®. В качестве примеров взаимосвязи, подлежащей дополнительному планированию, можно привести следующие ситуации:

• После того, как первоначальная команда проекта создала иерархическую структуру работ, может возникнуть необходимость расширения команды.
• После расширения состава команды проекта уровень подготовки членов команды может увеличить или уменьшить риски проекта, что вызывает необходимость в дополнительных обновлениях планов по рискам.
• Если оценка длительности операций была выполнена до определения окончательного состава команды проекта, то с привлечением новых членов команды, с учетом их квалификации, может возникнуть необходимость в изменении длительности операций.

Дополнительно по теме: