План управления человеческими ресурсами

План  управления  человеческими  ресурсами,  являющийся  частью  плана  управления  проектом, предоставляет  рекомендации  о  порядке  определения,  набора,  управления,  контроля  и  высвобождения человеческих  ресурсов  проекта.  План  управления  человеческими  ресурсами  должен  включать  в  себя, среди  прочего:

• Роли  и  сферы  ответственности.   При  перечислении  ролей  и  сфер  ответственности,  необходимых для  выполнения  проекта,  необходимо  учитывать  следующее:
• Роль .  Обозначение  части  проекта,  ответственность  за  выполнение  которой  несет  определенное лицо.  В  качестве  примеров  ролей  в  проекте  можно  назвать  инженера-строителя,  чиновника службы  подготовки  судебных  заседаний,  бизнес-аналитика  и  координатора  проведения испытаний.  Четкое  описание  роли  в  отношении  полномочий,  сфер  ответственности  и  границ должно  документально  оформляться.
• Полномочия .  Право  задействовать  ресурсы  проекта,  принимать  решения  и  утверждать действия  или  результаты.  Примерами  решений,  для  принятия  которых  требуются  ясные и  четкие  полномочия,  являются  выбор  способа  выполнения  операции,  приемка  качества и  порядок  реагирования  на  отклонения  в  проекте.  Члены  команды  работают  наиболее эффективно,  когда  уровень  полномочий  каждого  из  них  соответствует  их  ответственности.
• Ответственность.  Работа,  которую  член  команды  проекта  должен  выполнить  для  завершения операций  проекта.
• Квалификация.  Навыки  и  способности,  необходимые  для  выполнения  операций  проекта.  Если  члены  команды  проекта  не  обладают  необходимой  квалификацией,  то  выполнение  проекта  может оказаться  под  угрозой.  При  выявлении  подобных  несоответствий  необходимо  предпринять предупреждающие  действия,  например  провести  обучение,  нанять  квалифицированных специалистов  или  внести  в  расписание  или  содержание  проекта  соответствующие  изменения.

• Организационные  диаграммы  проекта.  Организационная  диаграмма  проекта  –  это графическое  представление  состава  команды  проекта  и  отношений  подотчетности  между  ее членами.  В  зависимости  от  требований  проекта  она  может  быть  официальной  или  неофициальной, подробной  или  обобщенной.  Например,  организационная  диаграмма  проекта  для  команды спасателей,  состоящей  из  3000  человек,  будет  значительно  более  подробной,  чем  организационная диаграмма  внутреннего  проекта  с  командой  в  20  человек.
• План  управления  обеспечением  проекта  персоналом.   План  управления  обеспечением проекта  персоналом  является  частью  плана  управления  человеческими  ресурсами  в  рамках  плана управления  проектом  и  содержит  описание  порядка  и  указание  сроков  выполнения  требований  к обеспечению  человеческими  ресурсами.  В  зависимости  от  требований  проекта  план  управления обеспечением  проекта  персоналом  может  быть  официальным  или  неофициальным,  подробным или  обобщенным.  Для  отражения  текущих  мероприятий  по  пополнению  и  развитию  команды проекта  этот  план  в  ходе  проекта  постоянно  обновляется.  Информация,  содержащаяся  в  плане управления  обеспечением  проекта  персоналом,  различается  в  зависимости  от  прикладной  области и  масштаба  проекта,  но  в  любом  случае  должны  быть  отражены  следующие  моменты:
• Набор  персонала .  При  планировании  набора  членов  команды  проекта  возникает  ряд  вопросов. Например,  будут  ли  задействованы  имеющиеся  человеческие  ресурсы  организации,  или  они будут  набираться  извне  на  контрактной  основе?  Будут  ли  члены  команды  работать  в  одном месте,  или  они  могут  работать  удаленно?  Какова  стоимость,  соответствующая  каждому  уровню знаний  (квалификации),  необходимых  для  проекта?  Насколько  отдел  по  работе  с  персоналом  и функциональные  менеджеры  смогут  помочь  команде  управления  проектом?
• Ресурсные  календари.  В  плане  управления  обеспечением  проекта  персоналом  указываются сроки  задействования  членов  команды  проекта,  как  индивидуально,  так  и  коллективно,  а также  указывается  время  начала  мероприятий  по  набору  (например,  найма  персонала).  Одним из  инструментов  для  графического  отображения  человеческих  ресурсов  является  гистограмма ресурса.  На  этой  столбчатой  диаграмме  отображается  количество  часов,  которое  лицу,  отделу или  всей  команде  проекта  придется  работать  каждую  неделю  или  месяц  на  протяжении  всего проекта.  Диаграмма  может  содержать  горизонтальную  линию,  отражающую  максимальное количество  часов,  рассчитанных  для  определенного  ресурса.  Если  столбики  диаграммы выходят  за  пределы  максимального  количества  часов,  то  в  этом  случае  необходимо применить  стратегию  выравнивания  ресурсов  (например,  выделить  дополнительные  ресурсы или  расширить  временные  рамки  расписания).
• План  высвобождения  персонала .  Определение  метода  и  времени  освобождения  членов команды  от  обязанностей  в  проекте  представляет  пользу  как  для  проекта,  так  и  для членов  команды.  Когда  члены  команды  освобождаются  от  участия  в  проекте,  то  при  этом исключаются  выплаты  сотрудникам,  уже  выполнившим  свою  долю  работы  в  проекте,  и таким  образом  снижаются  затраты  на  проект.  Общий  климат  улучшается,  если  плавный переход  к  новым  проектам  уже  спланирован  заранее.  План  высвобождения  персонала  также может  сократить  риски  в  области  человеческих  ресурсов,  которые  могут  возникнуть  в  ходе реализации  или  по  окончании  проекта.
• Потребности  в  обучении .  Если  существуют  опасения,  что  квалификация  членов  команды, назначаемых  для  участия  в  проекте,  может  оказаться  недостаточной,  то  в  рамках  проекта следует  разработать  план  обучения  персонала.  В  этом  плане  могут  быть  также  предусмотрены программы  обучения  членов  команды,  которые  приведут  к  получению  ими  сертификаций, которые  способствуют  успешному  выполнению  проекта.
• Признание  заслуг  и  вознаграждение .  Четкие  критерии  и  спланированная  система вознаграждения  помогают  стимулировать  и  поддерживать  желаемое  поведение  людей,  занятых в  проекте.  Чтобы  признание  заслуг  и  вознаграждение  были  эффективными,  они  должны основываться  на  действиях  и  показателях  производительности,  подконтрольных  данному  лицу. Например,  члена  команды  можно  вознаградить  за  соблюдение  определенной  нормы  затрат, только  если  у  него  есть  достаточный  уровень  полномочий  для  контроля  решений,  влияющих на  размер  затрат.  Создание  плана  с  указанием  времени  вознаграждения  гарантирует,  что  о поощрении  не  забудут.  Распределение  поощрений  и  вознаграждений  является  частью  процесса развития  команды  проекта.
• Соответствие  нормам.  План  управления  обеспечением  проекта  персоналом  может  предусматривать  стратегии,  обеспечивающие  соответствие  проекта  существующим государственным  нормативным  актам,  условиям  договоров  с  профсоюзами  и  прочим установленным  нормам  в  отношении  человеческих  ресурсов.
• Безопасность .  В  план  управления  обеспечением  проекта  персоналом,  а  также  в  реестр  рисков могут  включаться  нормы  и  правила  по  защите  членов  команды  от  несчастных  случаев.

http://tytenko.com/?p=1237

Теория организации

Теория  организации  раскрывает  поведение  людей,  команды  и  подразделений  организации. Эффективное  использование  данной  информации  позволяет  сократить  время,  стоимость  или трудоемкость,  необходимые  для  создания  выходов  планирования  человеческих  ресурсов,  и  повысить вероятность  того,  что  данное  планирование  будет  эффективным.  Важно  понимать,  что  в  различных организационных  структурах  индивидуальные  реакции  и  производительность,  а  также  характеристики межличностных  отношений  будут  отличаться.

http://tytenko.com/?p=1233

Налаживание связей

Налаживание  связей  –  это  формальное  и  неформальное  взаимодействие  с  другими  лицами  в организации,  отрасли  или  в  профессиональной  среде.  Это  конструктивный  способ  понять  политические и  межличностные  факторы,  способные  оказать  влияние  на  эффективность  различных  вариантов управления  обеспечением  проекта  персоналом.  Действия  по  налаживанию  связей  в  области человеческих  ресурсов  могут  включать  в  себя:

• активную  переписку, 
• встречи  за  обедом, 
• неформальные беседы,  включая  встречи  и  различные  мероприятия, 
• торговые  конференции  и  симпозиумы.

Налаживание  связей  может  быть  полезным  методом  в  начале  проекта.  Также  налаживание  связей может  быть  эффективным  способом  расширить  профессиональные  навыки  управления  проектом  в ходе  реализации  проекта  и  после  его  окончания.

http://tytenko.com/?p=1228

Организационные диаграммы и должностные инструкции

Существуют  различные  форматы  документирования  распределения  ролей  и ответственности  членов  команды. Большинство  форматов  относятся  к  одному  из  трех  типов  (рис.  9-4):  иерархический, матричный  и  текстовый форматы.  Кроме  того,  некоторые  назначения  по  проекту  указываются  во  вспомогательных  планах  управления проектом  (например,  в  планах  управления  рисками,  качеством  или  коммуникациями).  Независимо  от  того, какой  метод  используется,  цель  всегда  одна  –  добиться  того,  чтобы  для  каждого  пакета  работ  был  назначен один  ответственный  за  его  исполнение  и  чтобы  каждый  член  команды  четко  понимал  свою  роль  и  сферу ответственности.

•  иерархические  диаграммы.  Для  отображения  должностей  и  взаимоотношений  сверху  вниз в  графическом  формате  можно  использовать  структуру  обычной  организационной  диаграммы. Одним  из  способов  обобщенного  представления  сфер  ответственности  высокого  уровня является  иерархическая  структура  работ  (ИСР),  основное  назначение  которой  заключается  в разделении  результатов  проекта  на  пакеты  работ.  Организационная  структура  (ОС)  похожа  на ИСР,  но  организована  не  по  результатам  проекта,  а  в  соответствии  с  имеющейся  структурой подразделений  организации  (отделов,  групп  или  команд).  Под  каждым  отделом  указан  список операций  проекта  или  пакета  работ.  Таким  образом,  конкретный  функциональный  отдел  может узнать  обо  всех  своих  обязанностях  по  проекту  (например,  отдел  информационных  технологий или  отдел  закупок),  изучив  свою  часть  организационной  структуры.  Иерархическая  структура ресурсов  –  это  другая  разновидность  иерархической  диаграммы.  Она  используется  для разделения  проекта  по  типам  ресурсов.  Например,  иерархическая  структура  ресурсов  может отобразить  всех  сварщиков  и  сварочное  оборудование,  используемое  при  строительстве  судна, несмотря  на  то,  что  они  разбросаны  по  разным  ответвлениям  ОС  и  ИСР.  Иерархическая  структура ресурсов  может  быть  полезна  при  контроле  стоимости  проекта  и  может  использоваться  согласно системе  бухгалтерского  учета,  действующей  в  организации.  Она  также  может  содержать  другие категории  ресурсов,  помимо  человеческих.

• Матричные  диаграммы.   Матрица  ответственности  (МО)  используется  для  отображения  связей между  пакетами  работ  или  операциями  и  членами  команды  проекта.  В  крупных  проектах  МО могут  использоваться  на  различных  уровнях.  Например,  МО  высокого  уровня  может  определять, какая  группа  или  подразделение  команды  отвечает  за  какой  элемент  в  ИСР,  в  то  время  как МО  более  низкого  уровня  используются  в  группе  для  распределения  ролей,  ответственности  и уровней  полномочий  в  отношении  конкретных  операций.  Матричный  формат  показывает  все операции,  которые  выполняются  одним  человеком,  и  всех  людей,  участвующих  в  выполнении одной  операции.  Матричный  формат  также  обеспечивает  наделение  ответственностью  за выполнение  одного  задания  только  одного  человека  во  избежание  различных  несоответствий. 
• Матрица RACI

Операция	Лицо
	Вася	Коля	Оля	Петя	Аня
Определение	У	О	И	И	И
Проектирование	И	У	О	К	К
Разработка	И	У	О	К	К
Испытания	У	И	И	О	И

О-отвечает, У - утверждает, К - консультирует, И - информируется

• Текстовые  форматы.   Для  описания  распределения  ответственности,  при  котором  нужны подробные  описания,  используются  текстовые  форматы.  Обычно  в  таких  документах  в краткой  форме  содержится  следующая  информация: 
• обязанности, 
• полномочия, 
• компетенция  и
• квалификация. 

Такие  документы  называют  по-разному,  например  «должностные  инструкции»  или «форма  роли-обязанности-полномочия».  Они  могут  использоваться  как  шаблоны  для  будущих проектов,  особенно  если  в  процессе  исполнения  проекта  обновление  информации  происходит  с использованием  накопленных  в  ходе  проекта  знаний.

• Другие  разделы  плана  управления  проектом.   Перечень  и  описание  некоторых  обязанностей, относящихся  к  управлению  проектом,  приводятся  в  других  разделах  плана  управления проектом.  Например,  в  реестре  рисков  перечислены  лица,  отвечающие  за  риски,  в  плане управления  коммуникациями  содержится  список  членов  команды,  отвечающих  за  действия по  коммуникациям,  а  в  плане  управления  качеством  перечислены  лица,  ответственные  за выполнение  действий  по  обеспечению  и  контролю  качества.

http://tytenko.com/?p=1223

Разработка плана управления человеческими ресурсами

Разработка  плана  управления  человеческими  ресурсами  представляет  собой  процесс  определения  и документирования  ролей,  ответственности,  требуемых  навыков  и отношений  подотчетности,  а  также  создания плана  управления  обеспечением  проекта  персоналом  (см.  рис.  9-2  и  9-3).  Планирование  человеческих  ресурсов используется  для  определения  и  идентификации  человеческих  ресурсов,  а  также  навыков,  необходимых  для успеха  проекта.  План  управления  человеческими  ресурсами  документирует  роли  и  ответственность  в проекте, организационные  диаграммы  проекта,  а  также  план  управления  обеспечением  проекта  персоналом,  включая график  набора  и  высвобождения  персонала.  План  управления  человеческими  ресурсами  также  может  включать в  себя  определение  потребностей  в  обучении,  стратегии  формирования  команды,  планы  признания  заслуг  и

вознаграждения,  рекомендации  в  отношении  соответствия  установленным  требованиям,  вопросы  безопасности,  а также  влияние  плана  управления  обеспечением  проекта  персоналом  на  деятельность  организации.

Большое  внимание  должно  уделяться  рассмотрению  доступности  человеческих  ресурсов  или  конкуренции за  них,  их  дефициту  или  ограниченности.  Роли  в  проекте  могут  быть  назначены  отдельным  лицам  или  группам лиц.  Данные  лица  или  группы  могут  быть  привлечены  как  из  штата  самой  организации,  исполняющей  проект,  так и  из  сторонних  организаций.  На  ресурсы  с  тем  же  уровнем  квалификации  или  тем  же  набором  навыков  могут претендовать  другие  проекты.  Данные  факторы  могут  значительно  повлиять  на  стоимость,  сроки,  риски,  качество  и другие  аспекты  проекта.  При  эффективном  планировании  человеческих  ресурсов  следует  учитывать  и  планировать данные  факторы  и  разрабатывать  альтернативные  планы  управления  человеческими  ресурсами.

http://tytenko.com/?p=1220